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①会计软件的行业特点。由于企事业单位所在行业不同，会计核算的要求也有所不同，因此，各财会电算公司推出的会计软件也有不同的版本，如工业版、商品流通版、行政事业版、饮食旅游服务业版、交通运输版、外商投资企业版等。所以，企事业单位在选择会计软件时，首先应根据本单位所处行业，选择适合本行业特点的会计软件。
②会计核算与会计管理的特别需要。企事业单位选择的会计软件所提供的功能必须基本满足单位会计业务处理的要求，这是选择会计软件的关键。此外，还应该分析商品化软件是否满足一些会计核算、会计管理的特殊要求（如外币核算、自动处理汇兑损益、部门管理、项目管理、预算管理等）如果一个会计软件既能满足某企事业单位日常会计核算要求，又能满足会计核算和会计管理的特殊要求，应首先选择该软件。
③会计电算化工作发展的需要。随着社会主义市场经济的发展，企事业单位的会计工作将会发生重大的变化，如经济业务的不断增加，会计组织机构的增减变更等。因此，要分析会计软件是否满足企事业单位的发展需要，是否能够进行相应的设置，满足经济业务增长以及会计组织的合并、分离等变更处理的需要。
（３）会计软件的操作性。商品化会计软件操作是否方便，直接影响会计软件的使用，因此在选择会计软件时应该认真考查和评价。对会计软件的操作方便性进行考查和评价应该从以下两个方面进行：
①会计软件的操作是否便于学习。对备选会计软件进行实践考查，评价会计软件的各种屏幕输入格式是否简洁明了，是否有各种操作提示，各种提示的用语是否表达准确并符合会计人员的习惯，各种自定义功能是否便于学习等。
②会计软件的操作是否简单方便。对备选会计软件进行实际操作，评价会计软件的操作过程是否简单方便，操作过程是否符合会计人员的习惯或易于被会计人员接受，各种自定义功能是否便于操作和使用等。
（４）会计软件的安全可靠性。会计软件的安全可靠性是指会计软件防止会计信息被泄漏和破坏的能力，以及会计软件防错、查错和纠错的能力。考查会计软件的安全可靠性主要从会计软件安全可靠性措施的完备性、有效性、合理性和实用性几个方面进行。
（５）会计软件使用手册的完整性和通俗易懂。在购买会计软件前，还需对会计软件使用手册是否通俗易懂进行评价。评价手册是否通俗易懂主要把握以下几个方面：内容是否完整；手册是否实用；各种命令、功能的用法解释是否清楚；手册中的范例是否实用。
（６）会计软件售后服务。我国会计电算化处于初级发展阶段，会计电算化知识的普及程度还不高，因此会计软件售后服务对用户说来是至关重要的。会计信息系统是一个连续运行的系统，任何时候均不能间断，一旦系统中断正常运行，会给用户带来重大的损失。因此，仔细考查会计软件售后服务情况，对企事业单位选择会计软件也是十分重要的。
三、利用计算机进行会计核算
有了合适的计算机硬件、软件环境和相应的会计软件后，接下来的工作就是如何利用计算机及其相应的软件来完成本单位的会计核算工作。
１．人员配备与岗位培训
《规范》中指出：“各单位应当根据会计业务需要设置会计工作岗位。”“开展会计电算化和管理会计的单位，可以根据需要设置相应工作岗位，也可以与其他工作岗位相结合。”
会计电算化是一项技术性根强的工作，要想用好会计软件必须根据会计电算化的特点设置好相应的岗位，必须事先做好会计电算化培训。为此，《会计电算化工作规范》中提出：实行会计电算化的单位要“建立会计电算化岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查”。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。
（１）基本岗位。基本会计岗位可分为会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。各基本会计岗位与手工会计的各会计岗位相对应，基本要求与《规范》的相关规定一致。
（２）电算化岗位。电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位，实行会计电算化的单位要根据计算机系统操作、维护、开发的特点，结合会计工作的要求，划分电算化会计岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，电算化会计可设立如下岗位：
①电算主管。负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。
②软件操作。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平。各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。
③审核记账。负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，以保证凭证的合法性、正确性和完整性，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。
④电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，此岗在大中型企业中应由专职人员担任。维护员一般不对实际会计数据进行操作。
⑤电算审查。负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。审查人员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，此岗可由会计稽核人员兼任。采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。
⑥数据分析。负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，由主管会计兼任。
⑦会计档案资料保管员。负责存档数据软件盘、程序软盘，输出的账表、凭证和各种会计档案资料的保管工作，做好软盘、数据及资料的安全保密工作。
⑧软件开发。由本单位人员进行会计软件开发的，还可设立软件开发岗位，主要负责本单位会计软件的开发和软件维护工作。
基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。中小型单位和使用小规模会计电算化系统的单位，可根据本单位的工作情况，设立一些必要的电算化岗位，许多岗位可以由一个人担任。
（３）培训形式。各种岗位的电算人员上岗之前必须经过适当的培训，培训形式有三种：
①财政部组织开展的初级、中级和高级会计电算化培训。培训的对象是在职会计人员，无论本单位是否使用会计软件都可以接受培训。初级培训主要学习电子计算机的硬件和软件基础知识，掌握文字、报表处理一般方法，以及通用会计核算软件的使用方法。中级培训、高级培训目前还没有展开，主要培训软硬件维护人员和数据分析利用人员。
②软件公司提供的针对购买的会计软件的培训。凡购买商品化会计软件，软件公司一般对软件使用进行培训。因为这种培训目的是为了让操作人员在单位能独立使用会计软件，所以根据上岗会计人员的水平不同，培训时间可长可短。这类培训内容侧重于会计软件的操作使用。会计软件公司希望会计人员通过培训，能够独立进行会计软件的操作，胜任会计电算化岗位的工作，相应地减少商品化会计软件公司售后服务量。
③单位根据开展会计电算化工作的需要自行组织会计电算化培训。有条件的大型企业常常采用这种培训形式，通过统一组织培训来解决会计软件实施中存在的关键问题，解决实施过程中比较复杂和多部门之间协作等问题。这种培训可以弥补前两种培训的不足之外，有针对性地结合电算化岗位职责进行。
２．基础工作要求及前期准备
利用会计软件进行会计核算有两大特点：一是程序性强，不能有半点马虎，这就要求单位原有会计基础工作比较好，如果手工核算程序不规范，手工会计数据达不到《规范》要求，应先整顿原有核算程序和方法。二是核算的深度、广度将比手工有较大提高，这就要求对原有手工核算方法和基本数据进行调整和细化，以期在电算化后核算得更广、更细。根据上述特点，在准备使用计算机进行会计核算前应主要做好四个方面的基础工作。
（１）建立会计科目体系并确定编码。会计科目体系是会计核算的基础，整个会计核算系统都是以会计科目体系为基础建立的。建立会计科目体系从一级会计科目开始，逐级向下设置明细科目。设置会计科目时应符合财政部和有关管理部门的规定，满足本单位会计核算与管理的要求，满足会计报表的要求，凡是报表所用数据，如需要从账务处理系统中取数据的，必须设立相应科目；要保持相对稳定，要考虑与子系统的衔接。
（２）规范各类账、证、表格式和内容。手工方式下，会计人员按规定设置总账、明细账、日记账，按会计制度要求，填制记账凭证，登记明细账、日记账、总账。在电算化方式下，这种账务处理过程仍旧保持，但部分会计资料格式要重新设计或部分修改，以便在电算化方式下处理，达到真实、准确、安全的要求。在电算化前，要全面考虑各类会计资料的规范化格式，分清必须修改与必须保留的内容，使重新确认的会计账、证、表格式更适于电算化工作特点。例如：记账凭证的类别，可以采用一种记账凭证或收、付、转三种凭证的形式；也可以在收、付、转三种凭证的基础上，按照经济业务和会计软件功能模块的划分进一步细化，以方便记账凭证的输入和保存。记账凭证的格式要按会计软件要求进行统一规定，凭证格式是否适用最终影响系统的使用效果。凭证的主要信息有：日期、凭证类型、凭证号、摘要、会计科目代码、借贷方金额等。常常还要增加一些特殊需要的信息，如数量、单价、外币、汇率、支票号、发票号等。在规范格式时，应当符合《规范》第三章的有关规定。
（３）规范有关会计核算方法和过程。
①要根据计算机特点对原有会计核算方法进行审查和调整。对于不符合《规范》要求的，要改正过来；对于核算过粗的方法要进行改进。例如，手工条件下固定资产核算通常采用分类折旧率，在采用计算机后可改为个别折旧率；在手工条件下成本核算中的辅助生产费用分配一般采用顺序分配法或计划成本分配法等，在计算机条件下可改为代数分配法。
②会计核算过程中涉及各种凭证、账簿、报表的生成。传递和处理。由谁编制凭证，谁输入凭证，谁复核凭证，谁记账，谁保管，谁汇总，谁编制报表，谁确认最终账表的正确性，何时完成上述各项工作，等等，都必须作出合理的规定和安排。
（４）整理手工会计业务数据。
①重新核对各类凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符。由于会计记录经过多人重复转抄，可能存在一定误差，在将基础数据移至计算机之前，需对会计数据按会计软件的要求进行整理和分类。据有关规定，会计业务处理要按照会计科目的统驭关系，凭证与各级明细账、总分类账之间，总分类账与下级明细分类账、相关辅助明细账之间，各类明细分类账、总分类账与实物库记录之间，应完全相符，金额、数量应完全一致。但在许多单位，由于历史遗留问题，会计业务处理长期存在不规范行为，常出现账证、账账、账实不符现象，这将导致会计电算化信息系统数据处理的错误。因此，需要作相应调整和改进。
②整理各账户余额。如果是在年初开始使用软件，只需整理各账户期初余额；如果是在年中某月建账，需整理年初余额和以前各个月各账户发生额。如果适应电算化核算较旧的特点，对科目进行了分解和调整，还需将余额在新科目中进行分解和调整。
③清理往来账户和银行账户。手工方式下，各单位对往来账户的管理方法有所不同。有些将往来单位、个人作为往来账户的明细科目，而有些将其作为辅助账，进行单独核算和管理。由于会计软件所提供的对往来账户管理方式不同，在将往来账移至计算机内之前，必须预先确定往来账的管理方式。基于我国目前的状况，往来账存在大量呆账、坏账，所以应在将其移至计算机之前，按会计制度要求及时处理和冲销。同样道理，银行账一般均有未达账项，在采用计算机处理前，应及时核对银行账，对于未及时核销的未达账项，应及时清理，以保障采用计算机进行银行对账时初始金额的正确性。
３．会计软件的初始化
会计软件初始化是确定会计软件的核算规则与输入基础数据的过程，即根据使用单位的业务性质，对会计软件进行具体限定以及输入基础数据等一系列操作准备工作，用来完成将通用会计软件转化为适合本单位实际情况的专用会计软件，以及从手工处理方式转换成会计电算化方式。例如：账务处理初始化的主要过程包括系统总体参数设置（设置核算单位、启用日期、编码规则等），设置凭证类别，设置会计科目，输入期初余额，设置自动转账分录，以及其他初始设置。工资核算初始化的主要过程包括设置部门编码，设置职工类型，设置工资项目，设置运算关系。成本核算初始化的主要过程包括设置产品目录代码，输入期初在产品成本，输入定额资料。报表处理初始化的主要过程包括报表注册，设置报表格式，设置计算工式和审核公式等。
４．会计软件的日常运行与维护
（１）人机并行。计算机与手工并行是指会计软件使用的最初阶段人工与计算机同时进行会计处理的过程，这是试运行阶段。此阶段的主要任务是：检查建立的会计电算化核算系统是否充分满足本单位要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应进行修改，并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度。
在试运行阶段，会计人员要进行双重劳动，但这是十分必要的。在此期间，通过进行手工与计算机处理结果的双向对比与检验，能够考查会计软件数据处理的正确性，能够考查相关人员的操作熟练程度和业务处理能力，并通过实践，进行电算内部管理制度的建立。应该说，这是手工会计系统移至会计电算化系统的试验阶段，也是手工系统与计算机系统相互适应的阶段。它的顺利进行，是以后一定阶段会计电算化系统持续正常运行的前提。
试运行的时间，应放在年初、年末、季初、季末等特殊会计时期，这样才能取得全面的人机比较数据，预先估计可能出现的问题。一旦出现问题，要及时采取措施，进行防错纠错。
在试运行阶段，前期以人工为主计算机为辅，后期则以计算机处理为主。各会计单位只有假设计算机在处理实际账务，才会充分考虑可能发生的问题，提高操作熟练程度。
计算机与手工并行工作期间，可以采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，原始凭证应附于相关记账凭证的背面，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。如果计算机与手工核算结果不一致，要由专人查明原因并向本单位领导书面报告。
并行一个阶段后，要开始建立各项管理制度，并根据实际运行中出现的问题，不断改进完善。尤其对上岗操作软件人员的权限分配，应在申请替代手工记账前都能按规定设置完毕，进入正常工作状态。对替代手工记账后会计人员的岗位职责也应有明确的要求和岗位考核。
（２）日常运行。
①输入凭证是电算化软件的原始数据�