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在外国，有些文具商店里有一种吊唁卡，简单填写就可使用，关系亲切的应该亲自手写，而不用打字机打。
５、求职信求职信是提供给决策者认识求职者形象的第一依据和第一印象。写好求职信，是求职者引起对方注意的基础。求职信大体有三种，一是针对某一单位的某一工作岗位，具有高度针对性的求职信；二是适用于众多工作岗位的求职信；三是混合型的求职信，即信的主体部分固定不变，只是在开头和结尾部分根据不同的工作岗位要求安排不同的内容和措辞。在当代社会，以第二类求职信为基础，适当运用混合型求职信，重点写好具有高度针对性的求职信。
一般来说，无论何种求职信都包括以下几个基本内容：①个人基本情况；②申请的工作岗位；③胜任工作的条件；④表示面谈的愿望。
个人基本情况主要包括性别、出生年月、受教育经历、工作经历、所取得的成就、特长和爱好等。应通过事例来写所取得的成就。如搞过什么设计，有何发明，发表过什么作品和获过什么奖等，并附上一些支持材料。写特长和爱好应避
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免使用“较高”
、“很高”等模糊的词语。在信件的字里行间跳跃出自己的热情和活力，展示积极和良好的个性，不要表现出消极被动的工作态度。
求职信不宜太长或太短，一般以两页为适。同时也应适当准备一些支持材料，在信中适当地方提请对方注意相关材料。求职信要简明扼要，内容分类清楚，文字简练，最好用打印机打印。在陈述受教育经历、工作经历和工作业绩时欧美国家习惯书写规则是：越靠近现在的写在越前面；每一经历或业绩换行书写。
在欧美国家求职、求学通常还要求求职、求学者写一份个人陈述（Ｐｅｒｓｏｎａｌ
Ｓｔａｔｅｍｅｎｔ）
，陈述自己的求职、求学的原因、目的和职业生涯目标。
（二）商务信函商务信函的内容千差万别。较之日常社交信件，国外在首页中的某部分（上下左右均可）有公司印有的名称和详细地址、电话、传真号、公司标志。公司名址可用一种以上的颜色。
１、预订信、订购信一般的旅馆预订信应包括三部分内容：（１）说明房间的种类和间数，还可以提出相关的要求；（２）告知到达日期和时间及离开日期，也即占用房间的时间；（３）要求对方报价和确认。
订购信内容必须具体、完整、确切，因此，仔细校对每个字和反复核对都是非常必要的。注意不要涂抹和改动，一些不必要的事情如订购原因等不宜写进去。
订购信包括以下内容：①所需商品的准确名称和货号；②
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商品的详细规格（如尺寸、型号、标准、质地、颜色等）
；③所需的数量；④商品的价格（包括单价和总价）
；⑤装运的方式（如邮运、空运、水运、陆运和运输路线等）
；⑥订购的日期和交货的日期；⑦商品运达的目的（准确而详细）
；⑧付款的方式（如信用证、商业汇票等）。
如要订购几种商品，应分列成清单。
订购信发出后，没有得到回音，可写一封订购催问信。
但应注意礼貌，不可怒气直逼。可说明订购信寄出的日期，最好能附上一份原订购信的复印件，以供对方参考。
２、询问信询问信分为二类，一类是要求收信人在一定时间内向写信人提供有关情况或某种（几种）商品的价格（询价信）
；另一类是只向收信人索取一本免费目录，或征询收信人对某种产品或服务的意见（问卷）。第一类信对收信人有利，例如询问某家公司经营的某项商品的价格这类询问信易得到答复；第二类信对写信人有利。
要想得到更快更好的答复，应注重礼貌；信中所涉及的问题要尽量少，不花对方大量时间；问题表达清楚，使对方对你提出的问题的原因一目了然。同时不要忘记在信中附上回信地址，最好是附上贴好邮票并写好回信地址的信封。
当收到一封询问信后，应尽可能回复。在复信的最后一部分，可写一些“如有问题，欢迎再询”等语，以示礼貌。若你无权或无法答复，则应转给有关方面答复。
３、申诉信及答复我国现在的商务纠纷很多，不可能也不必要都通过法律
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部门来处理。有时主、顾客可以通过协商的办法来解决。写申诉索赔信就是其中的一个办法。申诉信应尽可能寄给相关的公司，但也可寄往新闻、消协等具有监督职能的部门。
当你写申诉信时，要相信收信人会正确处理这一申诉案件的，把不满的心情抛在一边，尽可能冷静而礼貌地说明申诉的项目，最好附一张发票或合同的复印件；清楚而具体地解释申诉的理由（避免自以为是地下结论）
；表达希望收信人应如何解决问题，才能满足要求。
公司面对申诉信，应该像对待其它信件一样，认真对待，不可马虎，因为这可能影响到公司的形象和未来订单。
所以，最好是向申诉人写一封申诉处理信以示答复。
经过调查后，责任不在己方的，申诉处理信也应友好地帮助分析事情发生的原委，提出可能改善的建议；责任在公司，应向对方道歉，清楚地解释事情发生的原委，详细地说明公司准备如何处理。
４、催收信当代“三角债”
，已成企事业单位的一个“瓶颈”
，“剪不断、理还乱”。收款大军东跑西奔，南下北上。使用催收信也是其中一种方法，催收信有两个目的：一是催收到期的欠款，二是保持友好的关系。
由于催收信往往不是一封两封就能达到目的，因此需要设计系列催收信件。一般来说，催收可分三个阶段。第一个阶段的催收信可包括一张盖上催收印章的月份帐单，一封打印的固定格式的信，或一封简短亲切的便函。这一阶段的催收应用友好的口吻，强调与对方以往的良好信用关系，这次欠款可能是一时疏忽，相信对方会马上付清，甚至也可推销
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新的销售项目。
第二阶段的催收信就应直截了当地要求对方付款，并询问对方有什么困难，可邀请对方商谈付款事宜。如有其它可供选择的付款办法，也可向对方提出。同时，要强调良好信用的重要性，要求对方自尊自爱。为便于对方答复，可在信中附上回信的信封，或提供回电的电话号码。
在这一阶段，催收的口气要坚决，要直截了当，但不可粗鲁，也不可讽刺或威胁。
第三阶段的催收信要反映出一种紧迫性。通过礼貌的语言，毫不含糊地要求对方尽快付款，否则将提出诉讼。说明你公司已做到仁至义尽，限定对方必须在多少时间内付款，或讨论付款的问题，以免引起诉讼等不愉快事情的发生。
５、拒绝信当你收到一封申诉信、催收信或询问信，而你的答复是否定的时候，最好还是写一封拒绝信。只要注意技巧，讲究礼貌，拒绝信也就既可以不伤害读者的感情，又保持与读者的友好情意。
写拒绝信时，首行有一个缓冲开头，用表示友好的礼貌、谦恭的词语和积极的语气强调你和读者之间的相互理解。态度保持中性，不使用含有“是”或“否”的肯定或否定语词。
接着提供令人信服的逻辑说明，摆事实讲道理，强调读者的利益；用的语气要委婉、冷静、和善；同时要重复一些关键语词和有关句子，达到读者认为你的“否定”是在某种情况下的最佳解决方案的效果。然后顺乎自然地以积极口吻明确说出你的否定答复。最后向读者提出建设性的意见，使读者
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感到你是热情、温暖、乐于助人的，从而与读者建立友好感情。结尾处不应再提及前面的坏消息或表示道歉。
６、推销信推销信，即是推销产品或服务的信。以有趣的语言表述的比如谚语、新闻报道、惊人的事实、故事、名人的话或产品的显著特色开头。开头应简明扼要，使读者一读就有“这就是解决我的问题的办法”或“这就是我所需要的东西”的感觉。
随之自然过渡，转到产品的介绍上来。最好让读者唱主角，尽可能地让读者操作产品，使读者的认同感增加。之后，依据事实具体而充分地分析和强调产品的显著特点以及与其它产品的不同之处—或操作方便，或质优价廉。
如果价格不是一个特优价，那么应尽可能在首段与末段报价，最好是在介绍产品的特点后报价。强调顾客购买该产品的好处，不买就是一种损失。如用具体数字来说明购买一台价值７０元的涡轮通风机，夏天每月可省７元电费，按五个月计算，只要两个夏天就可以赚回成本，而优质的通风机还可继续使用。再比如根据市场行情和原料价格的分析，说明这种质地和款式的衣服价格上扬很快，去年９８元，今年１２０元，你不买，明年可能就１５０元了等等。
在提供证据和谈及价格后，就应激励读者采取行动。推销者就需明确提出期待读者的具体行动，如填一份订购单，打一个电话等，并说明这种行动的简单性和所能得的好处。
最后，要谢谢对方，因为你占用了对方的时间。
（三）公函
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周恩来曾指出，中国的档案历史是世界上最早的，也是最丰富的。殷代甲古文中就发现有不少官方文书。我国公文的历史久远，至少在公元前１３世纪就已经出现了，而且种类和形式繁多。我国现行实行的公文主要有九大类十五种：１、命令、令、指令；２、决定、决议；３、指示；４、布告、公告、通告；５、通知；６、通报；７、报告、请示；８、批复；９、函。
公文具有特定的体式。一是公文的结构，由标题、主送机关、抄送机关、正文、附件、发文机关、发文日期、公文编号、密级、缓急程度、阅读范围等部分构成；二是公文的外现形式，庄重大方，生动活泼，有一种勃勃向上的政治气概。
公文语体具有以下特点：一是语词有严格的单义性，避免一词多义或一义多词，为表意确切而形成偏正化的特点；二是一般不用语气词、感叹词，不用富于描绘性、形象性和感情色彩的词。如不用就不能充分表达意思时，也简明扼要地用一些；三是排斥口语词汇和方言词汇。没有被汉语普通话吸收的方言词汇和口语词汇，地方色彩太浓，局限性大，会影响公文表意的准确性；四是排斥倒装句、省略句，应用主谓宾全句。
合乎规范地撰写公文，还必须注意以下几个方面的问题。
１、公文的政治性公文具有很强的政治性。公文水平的高低，主要看其是否准确地体现了党和国家的政治意图。所以撰文时，对党中央、国务院领导同志的指示和讲话，对党的路线、方针和政策，在提法上必须严格以中央文件为准；普通文件和可公开
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的文件，更应以中央报刊发表的提法为准；提口号要按照党中央和上级的提法执行，不要乱拟、乱提与中央精神相抵触的口号；宣扬成绩要分寸得当；宣扬典型要交待具体背景，说清主客观条件。
２、公文中的专用名称同一名称在一篇公文中出现多次时，前后应统一；人的职务、地名常有变动，书写时注意名称的变动；凡外国国名、重要的或常见的地名、人名、党派、政府机构、新闻机构等译名均应以新华社的译名为准；不用难懂的术语、行话；文稿中第一次出现的市、县、地区等地名前应冠以所属的省或地区名。
３、公文中的“时间”
时间概念要准确，要用年月日具体日期，尽量避免用时间代名词；运用我国各个朝代年号时要在前边另注公历年份。
４、公文中的“数字”
文中不能混用基数、序数、分数、倍数、确数、概数；引用统计数字要考虑读者的感受；文稿中出现一系列相关的数字时，应仔细检查和推演，避免相互矛盾。
５、公文中的模糊语言由于语言本质上的中介性和表义上的模糊性，因此，语言具有相对的模糊性质。如“研究”一词，对一个称职的领导者，它是慎重和避免独断专行的体现；但对于一个官僚主义者，它又是搪塞和极不负责的最好的遁词。所以，使用模糊语言必须真实地反映客观事实，努力使之符合辩证法。
从公文关系来分，公文还可以分为下行公文、上行公文
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和并行公文三类。
１、下行公文，是指党政机关或社会团体中的上级组织向其下属组织所发的公文，包括命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通报、批复。
写下行公文时，要树立尊重下级的观念。当下级机关向主管上级机关请求就某项工作或问题作出指示时，上级机关应根据政策规定和实际情况，予以及时、准确地批复。
不是隶属关系的不要以隶属关系的身份行文。未经会议讨论通过并要求下级贯彻执行的事项，不能擅自使用“决议”的名称。对所有决定的问题，都要作出不容置疑的结论式的判断和决议，送文给受文者照章执行。这既是对受文者的尊重，也是对工作的负责。
２、上行公文，是指党政机关或社会团体中的下级组织向上级主管机关报告情况或请求对某项工作或问题作出指示、批复时使用的公文，如报告、请示。
写上行公文时，下级机关一般应按照隶属关系进行请示、报告。
无特殊情况，不要越级，以免打乱正常的领导关系。
如遇特殊情况或紧急事宜必须越级报告时，也应当同时抄报所越过的上级机关。
请示应限于必须向上级请示的问题。事无巨细，件件都向上级请示，决不是尊重上级和对工作认真负责的表现。一般来说，应该向上级请示的问题主要是：属于上级主管单位明确规定必须请示批准才能办理的事项；工作中发生了新情况，而无章可循，有待上级主管单位明确指示后才能办理的事项；按上级明文规定完成某项任务后，需报上级主管单位
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备案的有关事项。
上行公文的文字最好庄重朴实、简明扼要。在撰写带有自我批评性质的报告时，其行文礼仪并不仅在于措词的诚恳，而且在于写明情况，勇于承担责任和吸取教训。
３、平行公文，是平行的党政机关、各社会团体之间或相互没有隶属关系的机关、部门之间的行文。平行公文，过去叫咨、函，现在不必用什么特定的文种名称，但一般不发指令性文件，也不互相请示。双方是平等身份，文件的口吻应当是协商和协调。
二、柬帖
古人凡遇重大仪式，请友邀亲，均以表式相邀，用来表示敬意和隆重。这种书面相邀的表式文字就是后世所谓的请帖或请柬。现在人们举办宴会、酒会、舞会、婚礼、博览会、订货会、展销会等等，都要邀请各界宾客、朋友参加。有时可以打电话，也可以写邀请信，但更正式的还是发请柬。
虽然请柬的内容和所邀请的对象不尽相同，但还是有一定的基本格式。
首先是称谓。
如果是发给亲戚长辈的请柬，那么则可省略姓名，仅写称谓，如大伯、大伯母等；如果是平辈和小辈的亲友则写姓名或名字加称呼；社交朋友可称先生、小姐、女士或职称。在西方，邀请单身女子参加一个大型招待会时，可写上“××小姐和您的客人”。
其次是活动性质和形式，请柬上写明邀请对方来参加什么样的活动，如结婚宴会、冷餐会、博览会、展销会或订货会。
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再次是活动的时间和地点。请柬必须详细写明活动的日期、时间和地点，切不可忽略或遗漏。
请柬，是邀请客人参加活动的通知书。请帖的大小和形状，可根据柬帖的内容自行设计，廓页正中写明“请柬”二字。请柬是具有特殊意义的书信，常被受邀者当作纪念品珍藏。因此，在制作和撰写时，应力求款式精美，言辞热情、诚恳。写好的请柬应装入信封内，邮寄或直接递交均可。一般提前１０天左右寄出，以便受邀请者有安排时间的余地。
接到请柬，一般应给予答复。
若请