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哈佛管理技能培训教程-第6部分

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迫,他也会周旋到底,无论花多少时间,他时时刻刻都会与上司进行交涉。掌握每一分每一秒,适时地做最完善的抉择与判断。
  像这样把工作当作自我表现手段的人,他的人生一定很灿烂。然而事实上,这并非人生的全部。但话说回来,你能想像一个人没有工作是怎样的人生吗?就目前的现况而言,尤其是男人的人生,必定是有份工作的人生。唯有把工作当作生存的意义的人,他的人生才会大放异彩。
  然而,即使你勤奋工作有所成就,你还是会碰到人际关系方面的障碍。
  马斯洛欲望五阶段说的精髓:
  生理的欲望→安全的欲望→社会的欲望→自我的欲望→自我实现。
  □ 爱憎扩散效果分析
  要评判一个人并非难事,但世界上的确有各式各样的人,要选择一句适合本人的容词,这却格外的困难。
  在试图掌握一个人的性格时,最容易使人陷入一种错误的现象,我们称之为“晕轮效果(halo effect)”。
  所谓的晕轮是指太阳或月亮周围的“光气”,因为在太阳或月亮四周有光圈围绕,所以本体会显得朦胧不清。而若用于形容对人事方面的评估的话,则引申为歪曲一个人的评估。也指对一个人应有的整体评价,却变成了局部的评价,或是以某一局部的评价代表整体。
  我们常看到某人衣冠不整,于是就认为他的做事方法也好不到哪里。若是有人连日报表、月报表都草率书写就认为他平日做事也一定很草率……相信我们都曾经如此任意地对别人下过评语。或是,因为他以前曾经有过失败的经历,所以才会……等推断。这种行为等于是利用他人周遭的第三手信息,或偏颇的信息来下定论。日本古代江户时代,有位学者名叫荻生徂来。在他的《收心法则》中有下列一段话:“人都有长处与短处,没有一个人是只有缺点的。那么,该如何发掘一个人的长处呢?就是找一件事交给他办。”
  我们从一个人的做事方法中,可以观察并发掘此人的能力。如此一来,对此人的评价也就不会产生太大的差距了。
  我们应该遵循的座右铭是“不要有先入为主的观念,避免感情用事”,也就是要确实地分辨一个人的优缺点,这同时也是做人的基本态度。因此,要对他人下评语之前,必须先将对于对象的认知,恢复到空白的状态,然后再以自己亲眼所观察的事实作为评价此人的依据。所以凡事不应有任何的存疑,而且要小心谨慎,避免以部分事实来评估全部,或是以全部来判断部分的事物。
  □ “X、Y”理论分析
  站在领导别人立场的哈佛经理,他用人(属下、成员、同事)的方式会影响到其他人的工作态度。俗话说“近朱者赤,近墨者黑”,“物以类聚”,就是说,一个人具有影响他人的能力。
  换个方式来说,哈佛经理的用心会直接地转达给对方。也即哈佛经理如何对待他人(属下、成员),他人就会怎么对待你。
  在一位严格的上司领导之下,自己在无意识中会培养这种严格的观念。一且自己发觉之后,却早变成一位与自己上司完全相似的人。
  那么到底运用人才有没有固定的模式?应该采取什么样的措施呢?可归纳成两种。那就是马格雷葛(Mcgreger。D)主张的“X、Y理论”。下面将简单地分析X理论与Y理论。 当哈佛经理本着这些理论掌管公司之际,不妨也想一想属下会有怎样的反应。
  X理论的管理者各个都是严格的哈佛经理。相反的,Y理论的管理者,则将重点放在让属下或成员,如何发挥个人的自主性来为公司工作。
  采取X理论的管理者,对属下或成员的行动特别警觉,对他们的一举一动也都非常敏感。若是属下未遵照管理者的意见去做,所得到的责罚可能多于夸奖。结果就是不给你有任何甜头,反而巧妙地安排一些惩罚。当然这些是不会很明显地表现出来的。总而言之,他只会要求属下或成员一味地工作。
  另一方面,采取Y理论的管理者会制定一个目标,而其达成的过程,则全部委任给属下或成员,并也让大家分享成果。如此一来,可以共同为明确的成果而努力,保持整体感的人际关系,并谋求团体精神的和谐运作。
  □ 诱导理论的分析
  别人若问你:“你对公司的不满是什么?”你会怎么回答?
  在大部分的企业里,总会有人抱怨“公司工资太少了!”、“人手不足,忙死了!”。 抱怨工资太少是任何一家公司都有的问题。但若提高工资,例如增加两倍的话,你就会加倍的卖力吗?答案是‘不会’,不妨问问自己就知道。收的多,支出的少,这是人类基本的态度。
  在录用人员时,工资的高低是确保录取人员的决定性要件。这就好比钓鱼时的“撒饵”,钓到的鱼若给它双份的饵吃,它也不会因此而长成双倍大,甚至还可能会吃坏肚子。同样的,工资的给付也可以这么来说。因此,不能用工资当作诱导的条件。那么到底该以什么当作诱因比较好呢?我们可以根据赫兹柏格(Herzberg。F)所主张的“卫生、诱导理论”来解说。
  提高一个人在工作上的干劲,并非以上述增加工资的方式就可以达成。工资只是一种卫生因素,人们认为拿工资是理所当然的事,而所领的工资不足或不合理,就会造成心中的不平与不满。这种不合理的情况愈厉害,领取的人愈会觉得收下来是应该的。他们不会因为多拿了钱而加倍为公司效力。诸如这类引起从们不满的原因,在此就称为卫生因素。它包括下列因素:
  (1)公司的政策与管理方法;
  (2)上司、管理者本身的魅力;
  (3)良好的人际关系;
  (4)工作条件;
  (5)工资条件;
  (6)福利待遇。
  那么,本质上可以诱导属下或成员,以提高工作士气的因素是什么呢?就是如下诱导因素:
  (1)工作的成就感;
  (2)被肯定;
  (3)工作本身的魅力;
  (4)升迁的可能性。
  在此举个具体的例子加以说明。
  人类是尊重自主性的动物,总认为自己的意见或想法重要,而且具有无比的价值。 别人问你:“你的意见呢?”或是“你如何处理这件事?”大多数的人都会答:“没问题,交给我就行了。”
  从另一个角度来看,就是不希望受到别人牵制。别人若以命令的语气说:“这件事应该这样做才对!”你心里就会产生一种反感,认为“谁要照你的话去做!”这是人之常情。
  关于这点,不妨听听巨人队藤田监督的经验。当藤田先生还担任球队教练的时候,曾向川上监督提出两项投手计划方案。然而川上监督看了之后,似乎觉得不满意就驳回提案。为什么呢?原来在这个提案中没有任何的自主性,也就是说没有自己的主张与意见,这也难怪被退回来了。
  于是藤田再次整理了一遍,这次提出的提案就颇具自主性(自己的意见),结果当然也就很顺利地通过了。这则故事不但让我们深刻地感受到,川上监督对工作的热诚与严格之外,对于藤田能再次提起工作干劲亦深感敬佩。
  提高一个人在工作上的行动,其要诀在于如何适当地诱导他,看清主要的重点在哪里,这是哈佛经理应该再进一步认识的课题。
  □ 亚宾豪记忆分析
  人为了避免忘掉某些事物,就必须要记笔记。备忘录的功用,可以说是为了自己
  方便。而位居众人之上身为管理人员的高级主管,每天总是有处理不完的事。如果整天战战兢兢地去回想,有哪些重要的事或尚未处理的事,这是错误的方法。而以另一个角度来说,实际上记笔记也有利于别人。所以,一位好的哈佛经理,应该善用备忘录所带给别人的好处,因为备忘录具有提高一个人自尊心的效用。
  相信每个人都有在大众面前发表意见的经验。如果你见到听众一脸茫然的样子,你心里一定会担心对方是不是听不懂你的话。
  相反的情况,也有听众会频频点头,奋笔疾书地记重点。当你面对这种态度,你会不知不觉地更投入演说中。
  只要是自己感兴趣的话题,大部分的人都会专心地听取,而且很容易记在脑子里,但是对于没有兴趣的内容,要想记住的话,那就相当困难了。这种现象是由于头脑所受到的刺激强弱不同,因而左右了人的记忆力。
  通常一个人处于听话的阶段中,会取舍话题的内容。即使是一场精彩的演讲,听众一般会舍去内容的五至六成,只有四至五成的内容很认真地去听取。所以真正记住的内容,大概就只有三至四成左右。例如听完一场长达九十分钟的演讲之后,内心或许会感动地大声说道:“哇!真是一场精彩的演讲!”但是真正留在记忆里的,很可能就剩下不到一至二成了。
  所以为了避免忘了某些重要的事物,身为哈佛经理更要善于记录。而记录备忘录并非只是为了自己,应该可以说为了说话者。
  不忘记别人说的事,这种行为可以提高说话者的自尊心,这种效用是无可替代的。所以各位在听别人讲话的时候,请务必养成记录备忘录的习惯。这样,还可使说话者自然地专注于话题中。
  属下在表达或叙述事物时,上司也应边听边记录。因为记录备忘录的行为对说话者而言,会使他采取更主动性的态度。所以当你聆听别人说话时,拿起笔来做记录是很重要的举动。如果有人说:“我的上司都会听我的意见与看法,而且还逐一地把重点记录下来……”其结果是,这个人必定会对自己说的话负责。
  “亚宾豪斯的忘却曲线”,是一份实际测验人类记忆变化过程的报告。其结论是:刚刚学过的知识,30分钟后,只能记住60—70%;90分钟后,只能记住30—40%。不妨看看自己对事物的忘却程度如何?
  □ 首尾效果的分析
  不知各位是否做过对于记忆力的测验,相信很多人最后只记得事情开始与最后的分,而中间的部分则几乎忘光了。
  这种现象称为“起头、末尾效果。”
  这表示事物的开始或结尾,都会很清楚地留在人的记忆中。例如回首人的一生,如开学典礼、毕业典礼,远足的早晨、结婚典礼当天的早晨等等,至今还一幕幕地浮现在脑海里的人,相信一定不在少数。即使你成了白领阶级的人,经过多年之后,对于第一次踏进公司或初学时的经验,依旧还是存在记忆。
  为什么事物的开头部分,通常都很容易就留在记忆里?是因为所有的事物,你几乎都会抱着感动与好奇的心理来对待。因此在开始的时候,都存有一种心态,也就是我们常说的干劲,即主动参与的意识。
  哈佛经理若想从属下方面得到好的评价,所谓的第一印象就颇为重要。好的开始是成功的一半,只要开始不错的话,往后就会很顺利。
  最好一开始就给予重重的一击,让属下有正确的概念与思虑。这么一来,属下对于这种活生生的体验就会毕生难忘。
  很多哈佛经理都错过这种机会。这时不妨先让工作告一段落,然后给予员工应有的教育,这种作法也可以让对方牢牢烙印在记忆中。
  总之,不能给属下任何冲击力的上司,就没有所谓的魅力可言。决定一家公司是否具有魅力,在于是否有人可以送给属下魅力性的冲击力。如果这种冲击力能在开始就发挥作用,应该就会有更强烈的效果,所以开头的印象必须是很强烈的。
  □ 乔哈利智能分析
  小孩子往往都不听从父母的话,但是在无意识之中,他们会做出与父母期待相同的事。
  对哈佛经理来说,属下或成员有时也不听从指示。即使哈佛经理说的口沫横飞、舌干唇焦,到最后还是落个“又再老调重弹了”的下场。然而,他们平常却也会仔细观察哈佛经理的行为,而且做出与哈佛经理同样的事。下列的例子是常见的。
  “经理自己说过不能迟到,而您上次开会的时候自己还不是迟到将近三十分钟。” “哦……那是因为交通拥挤才会……”
  “其实也不只是经理才会碰到交通拥挤,我们也会……”
  相信当时的对话一定是这样。
  交通阻塞是可预料的状况,所以提早出门是基本的常识。若是把时间算得刚刚好,当时间逼近了才要开始行动,就很可能会发生来不及的结果。身为哈佛经理,若连这点都不会盘算的话,还当什么哈佛经理。
  此外,若因为宿醉而造成第二天的工作精神委靡不振的话,这也丧失了哈佛经理的资格。若是你觉得今天有点累,做事就潦草轻率的话,这种哈佛经理就无法得到属下或成员的信赖。
  居于众人之上的人,应时时不忘自己是属下或成员在旁观察的目标,如果不贯彻大原则,那么就只会危害已有的地位。
  另一方面,一位哈佛经理最好能自我开放,表里一致、以真实的一面呈现在大家的面前,则属下或成员也就不会有戒心与你交往。
  所以哈佛经理必须先致力于认识自己本身隐藏的部分,同时也要训练表达能力,以表达自己不善表现的部分。这么一来,不但可以让别人了解你,还可以反映出你开朗的个性,这样的人比较容易领导他人。
  在每个人的内心里都有四扇窗,即开敞之窗、未察觉之窗、隐秘之窗、关闭之窗,我们称它为“乔哈利之窗”。只要致力使‘未察觉之窗’与‘隐藏之窗’更开敞一些,你就可以成为个性开朗的人。
  二、沟通心理分析
  □ 管理二元论分析
  以前流行“以满面笑容、拍打肩膀来拉拢情感”。哈佛经理轻拍属下肩膀即表示“加油”之意,这种举动就能让属下燃起旺盛的精力,是一种既单纯又明确的鼓励方式。东京有一位企业经理,他对女职员就擅长利用这种“拍肩膀”方式拉近彼此距离。不过这种行为对女职员来说,或许可以称为“肌体关系”。如果表达得不妥当,可能会变成性骚扰的危险行为。
  借着“轻拍肩膀”以提高生产或员工的士气,但是还需要一些“小圈套”,否则得不到更大的效果。而这些‘小圈套’单单靠技巧也是不够的,只是表面上照顾或关心别人,只会变成添麻烦的好意,别人也不会由衷地感激你。
  总之,希望每位哈佛经理都能利用小细节的关照,来改善人际关系,并借以提高公司的生产力。
  但是现实情况大多事与愿违,因此只好张大嗓门在旁吆喝“努力吧!加油呀!”,最后变成了一位斥责来激励别人的哈佛经理。因为他认为工作场所就是做事的地方,第一要考虑的就是提高生产力。所以公司方面也就彻底贯彻既有的制度,生产的提高要比“人心”更重要,其次才是人性的尊重。
  属下得不到任何鼓励,整天战战兢兢地担心:
  “常常迟到会影响人事考绩。”
  ‘这种销售业绩可能会被降职……’’
  有些哈佛经理非常严格,在工作上以压迫的方式督促员工,办事稍差就以扣分的方式处罚;但也有哈佛经理以提高员工士气,来改善工作士气的低潮现象。而身为企业的哈佛经理,应该要了解这些状况。
  管理者类型(二元论):
  1无魄力型
  用最低限的努力完成工作,勉强还算是公司的一分子。
  2快乐天堂型重视与属下的人际关系和谐,让员工在和乐融融的环境中工作。
  3工作狂型以业绩为中心,完全不考虑人性方面的问题。
  4中庸型 没有高度完成工作的愿望与士气,只是保持均衡的状态。
  5合作型
  认为由于属下热心的工作才能达成目标,而且由于彼此相互的关系所产生的信赖与尊敬,才可以创造更好的组织。
  □ TA交流分析
  上级对于属下,应该给与予正面的推动与诱导。我们称这种行为叫做“手段”。无论在什么场合,最好都应该运用最符合当时状况的手段。
  手段有正面与负面之分,正面的手段有助于诱导的作用,而负面的手段反而会减降工作士气。因此,即使在不得不使用负面手段时,也应该在仔细判断状况之后再实施。换句话说,工作士气一旦低弱,哈佛经理就应该重新制造契机,让职员能够重新整顿再出击。
  运用的手段,简单罗列如下。
  1。接触手段(肌体的接触)
  正的手段(舒适的感觉),如握手、拥抱、拍肩负的手段(给予痛苦),如打、戳。
  2。认识手段(心灵的接触)正的手段(给予满足),如点头、聆听、微笑;负的手段(令人感到不快乐),如生气、露出不高兴的表情、不理采别人、讽刺、挖苦别人、不传递信息。
  哈佛经理所采用的手段视状况而定,多少都会对属下造成影响。换言之,在发生麻烦或出差错时所采用的手段,对诱导部属,指导、教育属下有着极大的影响。
  在问题发生时
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