按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
·这是我以前做过的吗？以后还可能要做吗？
·如果我现在花点时间去建立一个模式，以后还可以用的话，是不是会很好？
·我能不能建立一个模式，让其他人也能用？
·如果这是个书面的文件，我现在是不是应该一劳永逸地创建一个模板，以后可以反复使用？
你在开始前就应该决定这项任务是否可以交给别人去做。或许现在是把这个过程教给别人的最佳时间。越多的人会做这些工作，你就越有可能不用亲自动手了。在决定这项工作能不能和其他工作“打包”时，问问自己有没有与此相关的项目用以合并。你在做一件事时，有没有其他项目正好有同样的要求？比如，你要去收发室寄信时，还可以一并做些什么事，因为你寄一封信毕竟要跑上跑下。
重要任务的A…B…C和1…2…3
把你每日行动或下一步计划上的活动按重要性标上A、B、C，可以有效地帮助你区分主次任务。在分别考虑每一项任务时，按下文的说明去标上次序字母：
·“A”类重要项目指的是紧急任务。这些任务本来昨天就应该完成的。如果你不快点把这些任务完成，就会有大麻烦出现。如果你要给最后期限确定一个具体日期，那可能就是今天了。（第一象限危机）
·“B”类重要项目仍然是很重要的。甚至这些任务也可能有一个确定的最后期限，但它们和“A”类重要项目相比又没那么重要。如果你完不成这些项目中的一个，世界也不会因此结束。（第二象限要务）
·“C”类重要项目没有特定的时间限制。这些任务可能是小事，并且相对来讲没那么重要（甚至可能可以在间隙时间完成）。不需要现在就把精力和注意力投入到这里面去。（第三、四象限）
使用A…B…C要务分级系统可以让你避免把所有活动和项目都贴上绝对重要的标签。相反地，你把它们分成了A…B…C三大类。为了把这个方法用于实践，下文提供了一个范例，列举了15个你可能会有的目标。浏览一遍，用A…B…C的办法按照你认为的相对重要性把它们划分好。
工作单：A…B…C等级划分
个人目标重要性
1。每周读一本书
2。只作三个委员会的成员
3。每天花15分钟用于制定行动计划
4。每天花15分钟激发灵感（精神上的等等）
5。报一个班学习怎么和难相处的人相处。
6。在明年夏末学会开飞机。
7。在接下来的半年内参加10次网球课。
8。每天至少赞美一个人。
9。和竞争的公司里某位经理联系。
10。本月末重新规划工作领域。
11。买一本个人的日历和约见记录本。
12。每天加强锻炼，下个月减掉5英镑体重。
13。本月带家人去一家心仪的餐馆。
14。每天花一刻钟好好地陪我“重要的另一半”。
15。每周写一个细微边界观点运用于实际。
有时候关注关注“C”类事项看看它们进展如何也很不错。因为很多东西不会一直都停留在“C”类的水平上。这些活动可能会上升到表格的更高一层去，也可能会因为得到解决而完全从清单上消失。别人可能会去把它做好，或者那根本就不需要去做。
有些活动根本就不值得我们去排序。记住，有些事或许是别人交到你目前让你去做的，但这并不意味着你就有义务去做。如果某件事情完全是浪费你时间的，那么你就把它从你的主次任务表里彻底删去。
现在你已经看了一些活动列表的范例，那就再看下一个表。在写之前把表复印几份，这样你就可以反复利用了。首先，在表里写上你的当天活动清单；把你当天要做的每项活动都写下来。然后，根据我们上文所提到的分级标准去考虑清单上的每一项，再把它们分别标上A、B、C。
工作单：个人任务A…B…C等级划分
每日活动清单
1。重要性
2。
3．
4。
5。
6。
7。
8。
9。
10。
11。
12．
13。
14。
15。
因为你把各项活动都按照重要性分了类，所以你的每日活动清单就变得更为有效了。这有助于你做决定，因为你知道自己在做什么，并且知道这件事的相对重要性。
不幸的是，A…B…C分级系统并不能告诉你按照什么顺序去完成什么任务。假设你有15项任务要做，那就可能会有5个A、5个B、5个C。因为你一次只能做一件事，而五件事又同等重要，那么你应该先做什么呢？
这就涉及到我们的编号系统了。如果你的清单上确实有5个A级重要性的项目，你就考虑一下这5个项目。哪一个是最重要的？就算这5个都至关重要，但因为你一次只能做一件事，所以你必须选择出哪个是最重要的。你决定好哪个是最重要的以后，这个就成为你的A…1项目了。
如果还有其他任务，那就再选择：接下来最为重要的项目是什么？那个就是A…2了。继续把剩下的任务都编好号，直到A类任务里的所有项目都编上了一个序号。再按此方法把你清单上的B类和C类任务编好号。但是不要因为忙于给B类和C类任务编号而耽误了完成A类任务的时间。等你把这些都做完后，重新写一份你的每日活动清单，这一次按每项任务的重要性来排列（A…1，A…2，A…3；B…1；B…2等等）。
许多其他的因素，比如常识，会在这里起作用。如果让自己变成了清单的奴隶那就是管理不善了！清单再好也只是给你提供信息去总结出自己该做什么、为什么。
现在需要让你知道分级和划分主次任务中最重要的一个思想了：你要保持掌控权。不要让别人控制你，当然，也不要让清单控制了你。
例如，在你的每日活动清单上列有一个电话要打，大概需要10分钟。这不是你清单上A…1类的项目，但是，如果你要打电话的对象只在今天早上8：30…9：00有时间，那么你应该什么时候打这个电话呢？
你清单上的任何一个项目都可能受到绝对重要性分级以外的各种因素影响。时间、条件、环境等等都是你所做决定的一部分。但是如果你不清楚某项活动的重要性，你就很可能会做出错误的决定。这就是我们要把重要性分级这件事放在首位的原因。
重要性指标
当然，有时候你会感觉什么事都无比重要——你觉得无法区分出哪项任务是最重要的，或者有时候你刚开始做一天最重要的事，忽然又有更重要的事情出现。
显然，你不可能同时去做10件事。一种集中精力和思考的办法就是使用重要性指标。这种“强制选择”指标会驱使你在不同观点间做出抉择。这种办法的好处在于，不管你一下子考虑多少事情，你只需一次在两件事情中做出选择。
重要性指标包括两部分：左边，有一系列编好号的空格。用这种工具既可以处理少到三件事，也可以处理多达无数件事。把你清单上的所有项目都填入到这些空格里，次序随意（这个工具自己会编排好次序）。右边，有一系列从小到大的数字。这些数字是按两个一组来考虑的——在每个例子中考虑一个和另一个数字的关系。
看看以下的例子，假设你的清单上有五项任务，其中每一项看起来都非常重要，属于A…1类：
·昨天就该写好的报告
·给一位很生气的顾客打电话
·为部门制定下一年的预算
·写一封关于新产品的营销信件，和其他信件一同寄出
·本月要寄出和保管的收据。
五个项目都列在图表里了，并且按照前面的描述标了序号。例子里圈起来的数字和下面的选择相对应。
首先，#1旁边没有别的数字，那是因为你不可能拿自己和自己作对比！在#2旁边有1和2，这两个数字是告诉我们拿#1和#2作对比，而不要去管表上其他的数字了。问问你自己：1和2哪个更重要？把你选择的那个数用圈圈起来。上面的例子中，我们选择了#1——写报告，而没有选择#2——打电话。
然后再往下看#3。这一次右边有了两组数，因为这时你就有了两个选择。你要对比#1和#3，选择一个更重要的，然后对比#2和#3，再把所选的那个圈起来。在对比#1和#3时我们选择了#1，而在对比#2和#3时我们选择了#3。#4旁边有三组数：1和4，2和4，3和4。把每一组都做个对比，再把你选择的那个圈起来。你可以在图中看到我们的选择。
在#5旁边有四组数，因为你这时要把这个新项目和清单上的其他任何项都作对比了。等你做完这四个选择并圈好选项后，整个选择过程就完成了。
最后一步，等选好所有项目后，回过头去数数：右边的每个数字你各圈了几次？你圈了最多次（在这个例子中最多次即四次）的那个就是你真正的#1首要任务。剩下的项目可以按照被圈的次数排序，你选得最少（没选过）的那个就是排在清单最后的那个。在我们的例子中，通过数每个项目被圈过的次数，我们最后决定，写营销信件是我们所对比的五项活动中最为重要的。
这却并不意味着#1首要任务就是你要首先去做的！别忘了，任何像这样的排序都只是用作一个向导。其他外部因素及你所具备的常识会告诉你目前如何最好地利用自己的时间。
工作单：重要性指标——实践（空白）
你填完这张实践工作单后，就会知道其实还是可能有几个项目同等重要。那么你该怎么办呢？其实没问题。可能最后证明有两个甚至更多个项目确实同等重要，那么最后就由你自己决定怎么去排序了。你对比的项目越多，就越可能会出现这种情况。
另外一个可能困扰你的问题是：在实际操作中，你应该去对比多少个项目。我们的表格可以容下20个项目。显然，你一次想对比的项目越多，你清单上的数字就会越长，而你要做的抉择也会越多。如果你清单上的项目超过了20个，那就把它分成两半，去做两个重要性指标，然后再把这两份结合起来。
在给没有关系的项目安排主次顺序时重要性指标是最有效的。这叫作绝对重要性，因为一个项目和其他项目完全没有依附性。另外一种排序方法叫作时间或顺序排法，这种方法更像时间安排技巧而不是主次安排方法。在时间排序法里，所涉及的项目都不一定出现，因为日历就可以帮上你的忙，例如：你自然会先去赴上午10：00的约而后去参加下午2：00的会议。
在顺序排法中，所有事情必须按照一定顺序来完成，因为它们相互之间具有依赖性。在建筑领域，你必须先打地基再盖屋顶。并不是说其中一件事情比另一件事更重要，但这件事必须先做，并且你能否完成另一件事也必须看你能否先完成这件事。我们的重要性指标在这种情况下就不适用了，这个时候PERT或GANTT表会显得更为有效（见第十章）。这两种工具同样可以给你提供很多信息，帮助你最大限度地提高每天的工作效率。
记住，任何主次排序的工具都是为了让你能够更好地掌控自己的活动，而不是相反。并且你不能高估了常识在形成正确判断中的作用。在你需要把自己的重要任务讲给别人听时，这些工具会非常有用，并且一旦你确立了自己的主次任务，那么你就可以更容易对别人说出“不”了。
工作行动计划
你可能要把下面的工作行动计划表复印好并且每天使用——你在制定每日行动计划时可能还会用到这个表。表中留有空格，你可以填上一天的各种活动（见各大类别）并编排好主次顺序，首先是标上A…B…C，然后是1…2…3。这个表有个优点就是它包含了一个核对栏，你在完成某些项目时就可以把这些项目核对后划去。
“最佳时间”栏也可以有多种用途：⑴你可以列出自己做每项任务所需要的精力水平——高级，中等，低等——根据自己的精力水平曲线来做事；⑵你可以安排好做每件事的具体时间（像例子中打电话的时间）；⑶你可以估计出做每件事所需的时间，这样可以确保整天的活动安排现实而又有可操作性。
工作行动计划
活动级别最佳时间完成
√
A；B；C…1，2，3…
要点小结
·实现自己目标的关键是要承诺做好这件事，而不是尽力去做。
·运用80…20法则，你可以通过只实现20％的目标就达到80％的成功率。
·要高效工作，就按照主次顺序去做事。·好好看看主要职能表里的数字可以给你带来很多启发，告诉你应该把精力投放到何处。
·完成任务首先意味着要投入到计划、组织和安排主次任务中去。
·通过对比你所设立的计划及自己的实际行动，你可以确定自己的精力投入是否方向正确。
·记录并研究一段时间自己的活动可以非常有效地证明自己的工作是否高效。
·想办法把任务标准化，或者把任务派给别人，或者合并几项任务可以让自己组织得更好，赢得更大的掌控权。
·按主次顺序安排好自己的活动可以让你一整天都更轻松地做各种决定，并且还可以让你在任意时刻决定如何最有效地利用时间。
·任何时候都不要让活动清单占据了掌控权，清单只是个指南。
·自我管理的两大工具，一个是完成已经开始的事情，另一个是一次只处理一件事情。
·做一个强制抉择的重要性指标可以带给你一个绝对主次分级结果。
·如果你的老板非常喜欢一个项目，你最好也喜欢它。
·如果你之前从没做过某件事，那么你要把它的所有未知特征当作头等任务去了解。
·把能见度高（风险也高）的项目放在清单首位。
·在安排自己清单上的主次活动时，不要忘了自己顾客、同事和下属的需要。
让主次任务在你的生活中起作用
你怎样才能在工作中做到80％高效？
从主要职能表中你得到的最有用的两点体会是什么？你要怎么把它们运用于实际？什么时候？
你有没有投入到目标中去，分析自己的活动和对时间的利用，以期将来获得更高的生产效率？
你发现自己花太少时间做的私事有哪些？花太多时间做的私事又有哪些？
你将如何对待自己的每周时间总结？
在工作中，有哪些活动你可以使之标准化？哪些可以委派给别人去做？哪些项目可以合并？
你明天的A…1项目是什么？
你会不会坚持使用本章出现的表格，直到让每天完成表格上的任务成为自己的习惯？什么时候开始？
制定一个30天行动计划。30天后重新审视你的进度，修正你的计划。
我对于成功计划的细微边界想法：战胜过度投入
“在做事的高尚艺术之外还有一种高尚艺术，那就是不做某些事。”
林语堂，中国哲学家
大部分人都长期过度投入。他们一直在忙碌着，努力去完成大量的任务，而其实这些任务中大多数对他们来说都是不重要的。人们经常问自己：“我为什么要做这个？”，很快又会想：“要是我当时说个‘不’该多好啊！”
不。多么有用的一个词！这个词有着很积极的意义，说出来简单，也没有人会把它写错。在其他很多语言里，它的读音都是一样或者相似的。它可以决定成败，可以把我们从压力中解脱出来，可以让我们掌控自己的生活。但是这个小词用得却并不多。人们付出一切代价来避免说出这个词，有时这种代价确实非常高。结果呢？表现不好，无精打采，垂头丧气。
你怎么才能判断出自己是否过度投入呢？很简单，如果你感觉自己在过度投入，那么你就是。不管你是已经到达一个转折点马上就要崩溃，还是预料到马上要到转折点了，你都必须好好地、认真地看看自己投入的项目。如果你试图去做自己时间不允许的事，那么不管你有多么好的时间组织表，计划多么周密的每日行动清单，或者有多么高效的“10步计划”、“12种办法”，它们都无法改变你的状况。你必须要对自己诚实，必须现实。如果你假装情况没那么糟糕。照样我行我素，那么你不光是在骗别人也是在骗自己。
你到底有多么过度投入呢？自己看看吧。
测评：过度投入？
问问你自己以下的问题，看看你的负担有多超重。久久每句话，在能最好描述你情况的数字上画圈。
同意不确定不同意
1。我感觉自己对于团队项目的完成负有全部责任。321
2。我相信，如果这项工作全部由我自己去做会做得最好。321
3。我无法满足家人的需要和需求。321
4。我卷入到了很多事情中，很多是我希望可以和自己无关的。321
5。我因为无法在一些事情上投放足够时间感到愧疚。321
6。任何时候只要我加