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选用大多数人使用的规格，是资料整理的基本条件。整理工作的第一步是统一规格，不同尺寸的纸张、文件是很难处理的；至少自己公司和部门使用的电脑、文字处理机，应该统一文件和报告的格式、尺寸。规格统一是信息工作最重要的原则，但实际收集来的资料却不免有大小、长短、方圆不一，因此必须事先统一规格。
三、信息收集技巧
□ 人事资料收集技巧
要从“人”身上取得信息，最有效的方法是面对面沟通；通过这个方式，可以接触和证实沟通对象的所言所行，这个“人”就成为获得信息的最有利来源。
要与人面对面沟通须注意五个基本技巧：
1。 决定会面对象
找到合适的咨询人选，其实并不容易。不管是纯粹访问还是想请对方配合，都要预先做准备，把有关资料备齐，制定自己的拜访目的，并写下若干要点提醒自己。然后再分析搜集来的名单，找到合适人选。这个准备工作关系到以后面对面沟通的成败，不可轻视。
2。 订约
订约是面对面沟通方式中最大的一个难关。就对方而言，这是一个他可以不做的工作、可以不见的约会。无端打电话与人订约，成功的机会并不大，尤其对一个素不相识的人，想要在几分钟内把自己复杂的动机解释清楚，实在很困难。许多担任营销业务工作的人，一定都有这种体验。冒味打电话联络不相识的人，有时会给对方无礼的感觉，有时不妨考虑先以信函告知。
3。 准备工作
在会面之前，要先把沟通对象的背景和专业调查清楚，要收集有关的资料；如果对方曾有著作出版，要大略浏览，假如对方的著作很多，就要记得翻阅第一本和最近出版的那本书刊。
4。 拟好问题备忘录
因为沟通时间不能太长，所以要有在最短时间内完成会面的打算。出发之前，记住在笔记本的第一页上，写下最急于解答的基本问题，做为备忘录。
5。实际的会面沟通
假如会面的时间是一个小时，在前30分钟之内，一定要问完所有准备好的问题，并且把要点记在笔记本上。当然在谈话过程中，如果对方允许，也可以使用录音机，但是一定要记笔记。
□ 杂志资料收集技巧
1。 收集资料的程序
对资料工作者来说，在媒体报道各事件时，事件本身已经变成过去式了；知道这些过去的细节没有任何用处，重要的是工作者要能从这些纪事当中，培养出能发现更新事物的敏锐感和判断力。
杂志文章的确有宣传时代趋势的功能，许多报纸或公车广告的大标题也隐含有这类信息，尤其是针对年轻人、主妇或职业女性的广告更不能忽略，时代的新动向总是奇妙地显现在这些人身上。阅读杂志时，碰到自己喜欢的文章，就要把出处和标题记下来，以后要使用时再找出来。除了专业人士外，一般人要买学术性的杂志，恐怕都要付出一些资金和时间成本；最好先读自己喜欢的杂志，其它特别专业的资料则要等用时再彻底地寻找。应付杂志信息膨胀最好的办法就是赶快读，许多人总是买了一堆杂志放在书桌上，一天、两天没读，到了最后只有丢弃；所以阅读杂志应抱着“现在不读，以后没机会”的态度，挤出时间来处理，不要眼睁睁地看着新杂志不断进门，读书压力不断增大。
2。 杂志资料的取舍方法
杂志资料的取舍和报纸的方法有些相通，基本原则都是少取不必要的，并大胆舍去。否则收集了一堆无法整理的资料，发挥不了辅助工作的作用。每一个主题所能对应到的资料已经满满当当，有关的每篇文章未必都得保存，一定要遵守这个原则：在必要时，才彻底寻找非要不可的资料。
收集资料时，只选择和主题、资料题目有关的文章。这样收集的资料才真正有使用价值；以自己的兴趣、专业和经验来收集资料，才不致过分空泛。坚持这种取舍原则，专攻自己的专业，一定能找到无数资料。从杂志上撕下来的资料，要立刻用钉书机钉好，记下杂志名称和出版日期等，最后再放进袋状资料袋里。如此积存一段时间后，每个资料袋都如一本书，在等人、等车时，不妨取出资料审查一遍，再一次决定这些文章是否有保存的必要。
3。 收集学术性杂志资料
除了报纸、杂志外，还有不少资料源可利用，象证券交易所、私人收藏文库等都是可以使用的资料源。至于学术方面的最新信息，则要从学术杂志上着手；尤其是最先进的科学技术，各国研究者都争分夺秒竞相争取，有些人会想尽方法争取同一主题的研究优先权，因为这不仅和科学家个人名誉有关，而且与现代科学和工业技术密切相关，获取优先权才能取得发明权，也才能得到财富。目前科学家争取优先权，都以在权威性学术杂志发表论文的时间为准；查最新科技信息是唯一的方法。这类杂志中具有代表性者有：“Nature”、“Science”、“Proceedings of National Academy Science”等。订阅这类杂志，要和代理书商联络，平时很难买到，不然就得到政府大型图书馆或特定的研究机构图书馆去寻找。
□ 书籍资料收集技巧
1。 先找到购买书籍的方法
一般地，购买书籍的方法有八点：
（1）选择特定书店。在众多书店中，选定几家较符合自己需要者，然后定期去“巡店”。要花点时间去熟悉书店书架的摆设方式，以后找书时会方便许多。
（2）选择专业书店。有些书店虽然小，但会营销特别的书种，书目甚至比大型书店还齐全。如能找到和自己的研究主题相应的书店，则会创造出许多利益。
（3）利用电话确认。从广告或其它渠道发现自己需要的书籍时，最好先利用电话向书店询问，免得徒劳而返。
（4）向出版社查询。以订书来说，一、两星期后收到书是常事，一个月后拿到也屡见不鲜。如果碰上迫切需要书的情况，真会教人心急如焚；如果情况特别紧急时，不妨直接打电话和出版社联系，了解市场的情况后，再亲自到书店去买。
（5）邮购。如果在书店没法子找到自己所需的书，可以直接向出版社购买；不妨事先约定将快递或限时专送的邮费一并寄入，这样短期之内即可拿到书。一般来说，这样成功的比例大约是70％，订书时一定要向对方传达自己迫切需要的意图，这样出版社才会感到时间的压力，快速地为你处理。
（6）直接购入。如果连邮购时间都想省下来的话，只要确定出版社有书，可以自己跑一趟去买。对住在都市内的人来说，这反而最节省时间。
（7）查图书目录。每年国内都会发行一本图书年表，将前一年全国所有出版书籍的书名、作者、出版社、时间等记录下来，找书时不妨多利用这种工具。许多书店也会准备这些书籍供一般读者参考。
（8）也可向出版社查询旧版书。在图书馆找资料时，常会找到二、三十年前的极有价值的旧书资料，想买这种书似乎只能去旧书摊找找看，能否找得到还是个未知数。其实除此外，还可以试着问出版社是否有库存，如果幸运找到，常能用很低的代价买到这种来之不易的参考书，而这些书如在旧书摊，很可能是身价不菲的。
2。 选择利用地区图书馆
公共图书馆可以帮助收集资料，并且大大地发挥作用。在第一线的工商界人士虽然利用图书馆的机会很少，但如果图书馆仅限于借阅畅销小说或当期杂志的话，实在很可惜。现在公共图书馆的阅览室，几乎已经变成“不读书的看书学生”的专用空间，这些学生拿这个公共空间写作业、背教科书，实在很浪费，不论如何，图书馆还是以服务读者为宗旨。
要找出一家收藏丰富、使用方便的图书馆并不是一件容易的事，真正有用的图书馆并不多。如何选择图书馆呢？应着重考虑七个条件：
（1）历史悠久。图书馆设立的时间愈久，收藏古版书、绝版书的可能性愈大，尤其连出版社都已经没有库存的书，很可能老图书馆都有。
（2）藏书丰富。一个图书馆的藏书量如果没有7——12万册的话，可利用率会很低。信
息工作，就是要在许多好资料中找到自己的目标信息。如果原资料量不够，就谈不上筛选了。
（3）封架书表示贵重图书很多。图书馆特别封架处理的一定是贵重图书，这是市面上找不到的。
（4）拥有良好环境的参考室。参考室中存放的大多是统计、年鉴、缩版、人名录、年报、地图等书籍、资料，这些是个人难以负担或买回收藏的书，所以好的图书馆一定要有好的参考环境，尤其要有称职的图书管理员提供咨询。
（5）聘用优良的图书管理员。一个好的管理员，其实就是找书专家，他总是用正经、重视的态度来看待读者不经意、不明确提到的问题。一个好的管理员就象一座图书馆，他不但拥有丰富的书籍知识，而且一定要有绝佳的耐性。
（6）能让读者大量借书的图书馆。一个好的图书馆，起码一次能让读者借五本书。
（7）开馆时间。理想的开馆时间至少要到晚上八时以后，而且假日一定要开放，这对上班族或个人来说，都是福音。
大学附设的图书馆也是一个重要的信息源。有些图书馆只对校友、在校生开放，有些则会对社区开放；会利用大学图书馆的人，大多都是精于资料收集的人。如果要收集特定行业的资料，不妨向社会团体的图书馆和资料中心寻找；有些企业甚至有自己的小图书馆，也是一个方便的资料来源。专门的博物馆也具有图书馆的功能，博物馆的工作人员和图书管理员一样，都有释疑的能力，是不可忽视的信息源。
3。 有效利用图书馆的方法
为了在最短时间里从图书馆取得最多的信息，管理者应在行前做好准备工作。现在一般图书馆都使用很传统的分类法，并不能全部囊括增加的新领域的书种，许多人在图书馆里找不到书，有时候不是个人的错，而是图书馆分类的问题。
一般图书馆的书卡形式大约是：
（1）依图书分类；
（2）作者名（笔划序）；
（3）书名（笔划序）。
4。 收集资料的注意事项
在图书馆里找资料，大多数能让读者复印，不过要大量复印，尤其是碰到很难在市面上买到的书时，总要花上一大段等待和复印的时间。图书馆通常会把复印机固定在某个规格以便统一收费；如果复印规格和收集资料的规格不同，会增加整理上的难度；如果需要大量复印时，不妨把书借出来自己动手复印后再还书，可以省掉一些麻烦。同时要注意自己的复印尺寸，比规定尺寸小还好整理，要是尺寸太大，就得折叠，以后翻阅起来很不方便。
四、信息整理技巧
袋式挡案整理技巧
资料整理系统一定要简单到连最怕麻烦的人都能持续使用，不能耗费时间、手续繁琐。 许多人都很可能有这样的经验，书桌上资料堆积如山，抽屉里则沉甸甸，自己要的文件却怎么也找不到，经过一段时间，资料越集越多，许多人越不愿去处理，就这样抱着资料日复一日；即使好不容易买了档案柜，杂乱无章的文件也跟垃圾一样，不好存放。
大约在20年前，王先生尚未整理的资料中，单单文件、文稿一项，就叠成了一座高60
公分、长2公尺、宽40公分的“纸山”。这座“山”有他的采访笔记、有关资料、收据、纳税证明、小手册等，没有一样是能丢的。结果他每次找资料都会造成一次“山崩”，每崩一次山，崩就更痛苦一次。日复一日，终于有一天，王先生下定决心，心想一定有办法来有效处理这些资料。
他首先要思考的是制订出整理“纸山”的规则；即在什么条件下，可以轻松处理资料。这些条件主要有五项：
（1）能存放资料的空间不大。必须达到“使用最小空间”的目的；
（2）低成本地完成整理系统，最好不要超过1000元，以免影响自己的“私房钱”；
（3）这个系统要能立刻将各类资料的尺寸统一；
（4）这个系统要能让自己快速找到需要的资料；
（5）这个系统能容纳以后再设的档案，是开放的，不能封闭。
脑海里想着这五个条件，眼望着纸堆，他心想，如果用公文信封袋装起来，按类排列，只要把资料丢进去就行，这不是最简单的办法吗？“袋式档案系统”就这样诞生了。其实这种办法的思考方式和其它建档方法并没有太大差异，只是不需要花很多钱买很多档案夹，可以低成本地完成建档；同时任何资料都可“原始”地丢进纸袋即可，不需要加贴任何多余纸张。而纸袋则可使用目前最普遍的“角型2号”袋，这种纸袋到处都能买到，连A4型的资料都放得进去。这是一种复杂而吃力的处理方法，方便、省时又不浪费财力。
袋式档案最基本的使用方法是先把信封袋反面部分的封口切去两公分，然后在封袋正面左方写上目录，再把资料放进袋中即可。虽然方法简易，但袋式系统有与其它系统不能相比的优点。
□ 文件资料整理技巧
1。 当机立断的勇气
各式各样的文件资料、电话留言、企划表、进度书、复印本、备忘录等，正一步步淹没管理者的工作环境。在信息泛滥的时代，任何文件都要经过两种选择：
（1）是否有保存整理的必要；
（2）是否应该舍弃。考虑这两点后，就要马上决定处理。
取舍的时效非常重要，很多人都觉得无所谓，可以待会儿再做，但一旦有了下次、明天、月底的念头后，人就不会处理它了；永远不要存着“暂时保留”的想法，现在不处理，以后每过一天，处理的功夫就得增加一倍。
2。 “边读边丢”法
“无法处理”有时候就等于“不知如何处理”，心中毫无取舍的标准。整理者应该掌握一项基本原则：
将来能再度取得的资料，当下就要丢掉。
对商界人士来说，报纸、杂志上已经公开的一般资料，使用率并不高，反而是一些不成文章的数字、描述才是真正有用的信息。现在电脑和电话传真的通讯功能愈来愈普及，一通电话或电脑连线就能得到的资料就可以丢弃。或者退一步想，只要把非常必要的资料剪存下来，其它的叙述不看也行。报纸和杂志是很占空间的，最好是一边读就一边撕、剪、割，读完了，该留的已经处理完，其它就送进垃圾筒了事。
拿到资料时，就应鼓起割舍的勇气，做到眼、脑、手并用。唯有如此，才不会在“垃圾”中工作。
3。 舍弃多余的复印资料
复印机愈来愈普及，功能愈多样化，其后果之一就是“垃圾资料”愈多。人们常说的“信息洪流”并不是多样信息满溢，而是同样信息重复出现。这种“重复信息”的盛况因为复印机的普及而更上一层楼。
不得不复印时，尽量利用缩小功能或双面复印，以尽量节省资源。
4。 注明出处
任何要保存的资料，在放进资料袋前，都必须注明出处。注明出处就是要在资料上标示：何人、何时、何处。除了性能优异的电脑或智慧型文字处理机附有记忆出处的功能外，一般还是要靠手写来记录资料来源，尤其在复印书籍的部分资料时，这道手续更不可缺少。在复印部分书籍时，一定要将封面及版权页复印下来；报纸、杂志资料则一定要标明报纸、杂志名、日期、作者或发行单位。其它的商业文件在保存前至少要记下日期，日后只要翻看日志就可以查出与会人。
5．复印文件的原始名称
一般来说，许多公司的便条纸都印有自己公司的名称或标识，复印资料时也可把原始拥有者的名字复印出来。可以利用电脑或文字处理机打出一条1公分宽的名条，用透明胶带贴在复印机的上方或下方，这样任何复印出来的文件都会印上名条，文件就自动有了身份证明。现在利用电脑或文字处理机来写书信、文件的人愈来愈多，反而缺少特色，不妨利用复印，印上自己的名条。
6。 制作规格化的表格
使用规格化的表格，会让资料处理工作进行得更顺利。在办公室里常会用旅费申报表、工资明细表、估价表等固定表格，但在个人方面上却几乎没有类似的表格。一般的文具供应商或印刷厂很难个别为不同的个人设计并供应种种不同的表格；而一般个人想要求印刷厂承制极少量却多样的表格时，也必须付出极高的代价。事实上如果能灵活运用文字处理机或复印机，同样可以为自己设计专用表格。
7． “文件资料的整理”注意事项？
文件资料的整理有七个注意事项：
（1）信息化的社会几乎等同于“文件社会”，因此跨入商业社会的第一步就是要善于运用文件资料；
（2）文件资料无时无刻都处于重复、泛滥的境地，为了不让无价值的资料阻碍工作效率，当取得资料时，要立刻判断、决定取舍；
（3）统一规格是资料整理的基础，任何资料规格都要遵守既定的格式，并持续使用，不得变更；