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系统设计的目标是根据系统分析所描述的总作业流程图、各子系统作业
流程图及相互关系，按照用户的需求和条件，进行总体设计和详细设计，这
在本书前面的章节中都已提及过。下面我们就具体介绍一下会计电算化系统
的总体设计和详细设计。
□总体设计
系统总体设计的要求是可变更性、完整统一性和简单可靠性，根据这些
要求，会计信息系统采用“树状模块连接结构”最为合适。此外还可采用网
状不循环或网状循环等形式。在系统设计时，应照“树状结构”自顶而下设
计步骤，即首先设计第一层结构模块一主控模块然后再设计第二层结构模
块……；以此类推，直到模块的功能具体单纯为止。
程序总体结构设计的主要依据是系统总作业流程图和相关子系统作业
流程图。
□详细设计
总体设计告诉了我们在系统设计时应该“做什么”，而详细设计就是关
于“怎么做”的问题了。它包括模块结构图设计、代码设计、文件设计和输
入输出设计，下面我们对其分别进行介绍。
1。模块结构图设计
系统设计的一个主要任务是设计系统的模块结构。即确定整个系统应由
哪些模块组成，以及这些模块之间的联系。结构化系统设计方法（SD方法）
是系统设计中较为常用的方法，它是把系统逻辑模型转换成模块结构图的重
要工具，由两部分组成，一是按模块化设计要求，自顶向下设计出模块的层
次结构，一是设计各模块的输入、处理、输出。
2。代码设计
为了便于计算机数据处理，要求处理对象进行编码，如对会计科目、材
料物资、产品、部门、职工等编码。会计信息系统码设计最主要的是会计科
目的设计。一级科目码是由财政部门统一规定的，明细科目根据单位具体情
况和系统设计方法来决定。科目编码一般明细到三级，也有到四、五级的。
3。文件设计
文件设计是系统设计的一个重要环节。其设计好坏，直接影响到系统水
平。进行文件设计时，首先要根据系统数据流程图，数据字典中的有关说明
以及业务处理的要求和特点，建立有关文件，应注意在设计时尽量减少文件
的数量，合并一些性质相似，处理要求相同的文件。为每个一级会计科目设
立一个
总分类文件是没有必要的。其次要确定文件的组织和存取方式，再次是
确定文件及其数据项名称、性质、长度、存取权等。
4。输入输出设计
输入输出设计又叫I/O设计。在设计时，应从用户需要的
角度出发，以“用户至上”为宗旨进行设计。
输入设计应确定数据输入内容、设备、输入格式、输入顺序等。数据输
入内容应满足用户的需要。输入设备的选择要考虑输入的方式、速度、准确
性、纠错排错功能、保密性、经济性等。微机输入一般是键盘输入。输入格
式应尽量保持原手工格式，习惯。修改数据应采用全屏幕编辑。屏幕采用菜
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单驱动方式比较直观明了，易于操作，但层次不宜过多。
输出设计受信息系统输出内容的影响。会计信息系统的输出内容主要
有：日记帐、总分类帐、明细帐、报表、内部管理报表等等。根据不同的内
容需要，选择不同的输出方式，或者打印帐表，输出文件，或者屏幕显示。
在屏幕输入输出设计时，必须详细描述输入输出格式，以便于程序设计。
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《财会划命——会计电算化》电子数据处理会计的基本过程
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一、会计数据和会计信息
在前面的章节中我们已经谈过了数据和信息的关系。这两者是既有联系
又有区别。数据是信息的载体，信息表现为一定形式的“数据”，是对数据
的综合和解释。会计数据和会计信息之间也存在着这种关系。
□会计数据
会计数据是指采用“单、证、帐、表”等基本形式记录会计事项处理所
需的各种未加工的数字，字母与特殊符号的集合。它主要包括伴随生产经营
活动或预算执行过程中产生的引起资金增减变动的源数据，也包括并未引起
资金增减变动但需要在会计核算中记录和反映的客观事实。会计数据来源广
泛，数量大，具有连续性、系统性、周期性和多重利用的特点。
□会计信息
会计信息是指会计数据经过加工处理后产生的，为会计管理和企业管理
需要的一部分经济信息。广义的会计信息包括财务信息 （即资金的筹集，运
用和分配的信息）和业务处理中产生的有关经济信息。这些信息既可是能用
货币表现的历史信息，也可是会计提供的非货币表现的未来信息。
会计信息应具有准确性、及时性、适用性和经济性的特点。会计信息的
准确性是指会计信息必须如实反映情况，并有足够的精度保证；会计信息的
及时性是指会计信息必须满足使用者在时间上的要求，否则将失去会计信息
的价值；会计信息的适用性是指信息必须适合使用者的特定用途，满足企业
内外相关人员的不同需要；企业中一切经济活动都必须考虑成本效益原则，
提供会计信息的价值应大于信息的成本。只有当信息成本小于信息价值时，
获得的会计信息才是经济合算的。这也就是会计信息的经济性。在整个管理
过程中，会计信息占有相当重要的地位。
口会计数据处理
会计数据转化成会计信息，需要采用某种处理方式，按照会计制度的规
定和一定的会计核算程序进行加工，这个过程就叫会计数据处理。它一般流
程可用下图表示：
会计数输入→会计数据处理→会计信息输出
这个过程具有以下特点：
（1）会计数据来源广泛，数据量非常大；
（2）会计数据类型复杂，对其输入必须进行严格审核；
（3）一般计算工作简单，计算量相对较少，但准确性要求很高；
（4）会计信息输出频繁，输出形式多种多样；
（5）处理过程中必须符合会计制度规定，满足会计管理的要求：
（6）处理环节较多，有些处理步骤是定期重复进行：
（7）检查有严格的程序，科学的方法和统一的要求；
（9）单、证、帐表种类多、数量大、要求按会计制度规定的保存期限
作为会计档案保存，并便于查找；
（10）对会计数据处理的安全性、保密性有一定的要求。
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二、会计数据编码
□会计数据编码的概念
会计数据编码就是用数字，字母或其它符号来代替处理对象——会计数
据名称、属性、状态等，借以区分各会计数据项目的类别和项别。对会计数
据实行编码，是因为会计数据数量大，种类多，其表示方式各不相同，这对
用计算机处理来说极为不方便。实行了会计数据编码后，使得会计数据的长
度标准化、并能按规定的符号格式输入；方便了机器识别和对各种会计数据
进行加工处理。此外，在多台微机或网络数据处理情况下，数据代码化、标
准化后，数据可在不同时间、不同地点得到相互调用，实现会计数据的共享。
口会计数据编码原则
数据编码是改进或开发数据处理系统的一项非常重要的基础工作。在系
统设计一开始，就应尽量把代码系统设计出来，以便其他设计工作能顺利进
行。数据编码看似很简单，但实际上选择和更新适用的代码系统，并保证最
初设计的准确性，却并不是一件容易的事，往往需要花费大量的人力和时间。
故而在设计编码的开始，就应该按照以下的基本原则进行：
（1）唯一性。编制的代码必须是唯一的，即一个代码对应一个确定的
实体或属性，对于两个具有不同意义的处理对象不能同时采用一个代码。
（2）简明性。编码系统应尽量简单明了，含义单纯，便于用户掌握和
记忆。在满足处理要求的前提下，尽可能选择最小值代码。
（3）稳定性。代码系统要能适应环境变化，能在整个系统中较长时间
内使用，而不应经常变动。这是编码时应遵循的一条重要原则。
（4）通用性。编制的代码必须以企业（或行业）的整体目标为基准，
应能尽量在企业各业务部门或行业中通用。
（5）逻辑性。编制的代码应考虑其组成代码的字符具有某种逻辑意义，
使之直观性好，便于满足用户的使用需求。
□会计数据编码的方法
掌握了编制代码的基本原则后，还应了解编制代码的方法。会计数据编
码的方法有很多，经常采用的有数字编码法、字母编码法、数字字母组合编
码法三种。不同的编码方法及其组合使用，使得代码具有多种形式，我们用
下图表示： 顺序码
数字码
组码
群码
代码
字母码 特定数字码
数字字母组合码
在实际工作中，不同的数据编码方式经常是组合起使用的。这之中又以
数字码使用比较普遍。困为数字码较少发生错误，在代码位数较长时也容易
记忆，而且其组合方式比较灵活，与字母码和助忆码相比，更适合于计算机
处理。因此，会计数据处理中习惯于按数字编码，如职工代码、部门代码、
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固定资产代码、原材料代码等。下面介绍几种常用的编码：
1。会计科目代码编制
会计科目的编码，不仅要考虑核算的需要，而且要考虑分析的需要，可
以充分地利用计算机的分类、合并、更新的功能，对其编码位数可以稍长一
些。码位少，固然有操作方便、不易出错的优点，但适应性和扩展性较差，
使用一个时期后，会引起整个代码体系的变动，得不偿失。根据大多数企业
的经验，以九位数码的长度作编码比较合适、较有弹性。若觉得不便于记忆，
可以滥用会计科目图章的办法，将会计科目名称和代码刻在一起，编制分录，
填写凭证就方便多了。样式如下：
145103002企业管理费———分厂计划科办公费
财政部的会计科目编号已经用代码设置了全部科目的资金属性，为计算
机进行借贷运算带来了极大方便。一级科目编号除财政部外，任何机关、企
业无权更改。这样前三位已有了统一的代码。后六位的编制，则视一级科目
下统驭的二级科目的数量，以及二级科目下统驭的三级科目的数量多寡，和
该企业的核算要求等实际情况来确定。
2。物码的编制
企业的物码有财产设备 （固定资产）、原材料、成品、低值易耗品等。
编制固定资产代码，前五位按照一至三级科目编制，后四位数码，二位
作使用部门代码，二位作具体设备代码。使用部门代码与具体设备代码的位
置可以交换。为了便于计算机识别，尽可能在一定范围内统一两者的位置。
若使用部门或设备数量超过99，可以单独为这种编码对象设立一个文件。或
单独为生产用固定资产设立一个文件。
原材料的代码编制要考虑两方面的要求，一是会计核算的要求，二是物
资管理部门的要求。财政部将原材料的一级科目统一编号为 112，并规定各
企业可视自己的业务情况，将112原材料变通为113原材料及主要材料、或
114外购半成品、115辅助材料。后面六位数码一般要表明原材料的大类、品
种、规格。即第四、五位为大类编码，第六、七位为品种代码，第八、九位
为规格代码。若某一项的数目超过99，可按固定资产的处理办法，另外开设
文件。
3。人员码的编制
人员码与会计核算一般不发生直接联系，因此设计时不需用九位数码，
可视具体职工人数而取数码。通常用分段顺序编码的办法来区分部分，或用
部门代码加职工工号的方法来编制。
4。部门码的编制
部门码一般不单独设置，仅在上述各种代码中反映。因此，在编制上述
各种代码之前，应系统地对企业各部门作一分析再予以编码，然后插入到其
他代码中去。
5。事物码的编制
事物码指的是会计凭证或明细帐中的摘要。由于摘要内容较复杂，一般
不用数字码，而用文字码。根据多数人的习惯，用摘要内容中每一词组的第
一个汉语拼音字母组码较为合适，便于记忆。
6。校验码的编制
设置校验码是为了验证手工书写和输入数码时，是否有错。它们编制方
法一般有：
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（1）算术级数法。
设原代码为101714923，各数码分别乘以算术级数“权”数9、8、7、6、
5、4、3、2、1，然后将乘积相加，再除以“模”11，余数即为校验码。
（2）几何级数法。
设原代码为61184327，各数码分别乘以几何级“权”数，128、64、32、
16、8、4、2、1，然后乘积相加，再除以“模”10（因该码为8位数），再
用“模”10减去余数，差即为校验码。
（3）质数法。
设原代码为1234567890，各数码分别采以质数2和3（或2，3，5等）
然后乘积相加，再除以“模”13，余数即为校验码。
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三、会计数据输入
□会计数据输入方式
在电算化会计中，会计数据的输入方式目前主要有直接输入方式、间接
输入方式和点对点数据传送方式三种。
1。直接输入方式
直接输入方式又称联机输入方式，是把带有键盘的设备与主机相联，通
过键盘（如微机键盘、CRT显示终端等）将数 据直接送入计算机内
存的输入方式。这种输入方式的主要优点是便于操作，便于人机对话，便于
核对和修改数据。但这种 输入方式占用的机时较多，机器的工作效
率较低，而且当输入数据量较大时，容易产生键入错误。因此，在采用直接
输入方式输入数据时，为确保输入数据的正确性，必须编制一些有效的校错
程序，以加强输入数据的校验。
2。间接输入方式
间接输入方式又称脱机输入方式。首先把数据录制在磁盘上，然后利用
输入装置将记录在磁盘上的数据输入计算机内存。这种输入方式的优点是占
用机时少，输入速度快，机器工作效率高。但是，这种输入方式需要一定的
人工干预，将数据转录到磁盘上才行。
3。点对点数据输入方式
点对点数据输入方式又称远距离数据输入方式。它是通过调制调解器
（MODEM）将数据从一个地方的计算机传递到另一个地方的计算机内存中的一
种数据输入方式。这种方式需事先编制数据转换程序，即计算机输出端要将
数据转换成文本文件，而计算机的输入端则需将文体文件再转换成数据文
件。
在实际应用中，这三种方式到底选用哪种，应从企业现有的技术设备条
件出发，综合分析各种因素，协调各方面的要求，尽量达到操作简便，处理
效率高，适应性强等要求。具体应考虑以下几方面因素的影响：
（1）输入数据的长度。若每次输入的数据在20个字符以内，通常采用
直接输入方式；若数据长度超过2O个字符，尽量采用其它输入方式。
（2）数据量的大小。若数据量不大，也应采用直接输入方式；若较大，
就有必要采用间接输入方式，选择输入效率较高的载体；若数据需要成批输
入且数据来源又不在同一