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他说的这件事令我啼笑皆非。但我从心底里同意这位员工的建议：也许该把这些主管们送到学校里，让他们重新学习如何表情达意！
◆你应重新开始学习语言
如果你的语言让所有的人都讨厌，你就应重新开始学习语言了。
使用多姿多彩的语言
下面是一段摘自《行动》训练的文字。
这些滑车会被连接到这些绳索上，而绳索会再被连接到这些树木上。依照尼格尔和我所提出的技术导引，完成“生手横靠结构”。第一个攀上锯齿山脊南侧的人将会被系到先前所提到的滑车上，而且借由11月北风的相助，将会沿着垂曲线造成垂直运动……
不管你信不信，我都要向你说明一下，上面那段文字是提供给训练师关于横渡小河的一段团队活动说明文字。这样的文字使受训人员兴奋的初衷在第一分钟就消失殆尽。你越常使用感官化的语言，就会越投入在感官中，而你沟通的方式也就会越生动。沟通越生动，就会越有趣，而越有趣，也就会让人记得越牢。为什么会有这样多的简报显得沉闷？这是因为它们以没有感官的语言来表达的缘故。了无生气的语言甚至会让企业失去生命。
使便条简洁有力：
在一家公司里，一位高级主管花了很长的时间准备了洋洋洒洒两页的便条。还有很多经理将这些便条贴在布告栏上，或影印一些，并放在员工的桌上，以供员工阅读。
这就是所谓便条的作用。
公司的便条，一般都被视为“管理宣传”而已。但据我所知，在很多公司里，便条的写作就如同有些学生拼凑的论文一般，长而无章，让员工感到手足无措。这样的便条至少有以下几个缺点：
浪费纸张。虽然一张纸的价钱微乎其微，但是千万不要小瞧了纸张在公司的日常开支中所占的比例。它往往是成本节约的一个重点。在公司里，每一分钱都必须用到需要它的地方。
让人感到疲倦。用了那么多的字词，只是为了说明一件小小的事，但却浪费了读你便条的人宝贵的时间，那无异于在杀人。我并没有夸张。还有很多的事情需要我们把精力和时间放于其上，而不是读冗长的便条。
很多便条都过分使用定语以及其他的修饰语，这样做的结果是语义模糊，让人不知你所云。看看下面这句我在一家大公司里看到的便条上的话：超越其他公司的具有竞争优势的领导阶层精心制定的超级战略。像这样的话，不仅仅在这家公司可见到。我常常得花上很多的时间才能明白它所要说的内容。想想看，当你把一本书的第一章看完却不知道它要说的是什么，你会有什么样的感受？简短，再简短些。
语言使用原则
有一些语言规则，我发现对我们很有用处：
使用与人们基本价值观一致的词组和短语。一致的词语加强协调性。
发现能引起共鸣的词时，请记住，可以把它作为一致的词语使用。
一致的词语具有吸引力，如磁力一样可以改变你思考与行动的方式。
如果你理解目前的情况，包括相关的感情，那么选取一致的词语就很容易。“常识”是个很好的基准。
◆消除语言障碍
你不能宣示使命书，不能让它从奥林匹克山上降临。它必须发自人们的内心，否则使命书将无人理睬，而且会成为文化内部的笑料。
“该重新制定员工手册和特别安全预防条例了吧？”一家中型制造厂的负责人对他的经理说。
“老板，你说得对！”经理说，“这回我有更好的主意：我要使用他们的语言，把那些要点真正打入员工的心中。”
“不是一向用英文的吗？”老板有些不明白。
“不错，但不是他们的那种英文。这就是我这回的主意。”他随即勾勒出他的想法。工厂负责人立刻接受。下面就是经理接下来的做法：
各单位的领班被要求向工人询问可行的规定和规则，重点在于强调安全事故及其预防。工人的建议提出后，召集全体领班开会，选出三人剔除重复的内容，并用规则的文字进行修改。再从经营管理的观点出发，增加必要的内容，弥补疏忽的漏洞。
领班草拟的规则提交人事科，人事科长只做一些编辑工作，使行文在文法上连贯（但不过分迁就文法！例如：如果工人在不定式与动词之间加上副词，或内容偶有重复，行文允许保留）。人事科长甚至允许“这里要你他妈的小心”这句话留下，以强调某些安全要点，而提到与恶作剧有关的规定时，也允许用“别他妈的傻蛋”。
尊重和关心每一位员工，是生产率提高的一大关键。许多大公司都被一种观念所统治，那就是：一般的工人都是无用的笨蛋，只会把一切搞得乱七八糟。那就更别提使用员工们的语言了，因为在他们的观念中，员工的语言粗俗而简陋，使用他们的语言会使公司在外部失去面子。于是，这些公司就站在管理者的高度，高高在上地说“主管专用停车位”、“此处禁止停车”、“禁止这样做”，“禁止那样做”。我举这个例子只是想说明：这些警示语对人们的影响是非常深刻的，它们只会让员工离你而去，你不要指望能从他们的口中获得你想要的真实想法。
例如在某家工厂张贴的一个安全标语上写着：“不可在油滑的地面滑行。”这个标语和“小心落水”一样没有意义。写下这个标语的人，似乎认为如果车子以60英里的速度行驶，就能闪避滚滚而来的石头雨。备受日本尊重的质量管理之父戴明曾告诉我们：“如果是在日本，他们根本就不允许地面油滑。管理者只会揭示目标，而未提供达成目标的方法。美国人的口号很有想像力，如‘零缺陷’、‘第一次就做对’等，都是信手拈来的好例子。”戴明还说：“听起来很伟大，但若进料不合格，色泽偏差，或有其他瑕疵，让机器不能好好地运转配合怎么办？他们能第一次就做对？”
这些标语口号的隐含意思似乎是：员工只要够努力，就可以做得更好。然而，口号和教条只会让员工觉得，管理阶层不但不了解他们，连发掘问题的诚意都不够。结果员工非但没有受到激励，反而觉得不愉快。这些人被迫使用不合格或功能不佳的设备，在光线不足或通风不佳的环境下工作，在别扭的空间里，在不称职的监工手下工作。
如果你真的尊重你的员工的话，就不要把你的那一套语言强加给他们，对员工来说，他们有自己的一套独特的语言。你需要做的就是，了解他们，使用他们的语言，不要使他们对你的语言产生厌恶。
让我们用一家因特网内容提供商与网络社区的公司——“三脚架”公司的例子来阐明这点。
“三脚架”公司开张之日，其创始人——两个大学生和一位教授——的中心理念是，大学生难以获得有关“日常生活任务（金钱、健康、旅游）”的信息。随着公司的发展，这一焦点成为一条自我验证、包罗万象的口号：“三脚架：生活的工具”。这一口号广泛见于“三脚架”网页上、印刷品中及公司办公室内外。更为重要的是：所有职员及参与面试的多数人员事实上将它看做“三脚架”所有行为之后的“指导性理念”。“生活的工具”这一理念通过锤子、扳手等物件的形象表述出来，并通过网上诸如“怎样租公寓”、“怎样保险”及“怎样询问医生”等内容体现出来。
当“三脚架”公司越来越成功，并吸引了圈外的投资者时，它基本的使命——我们是生活的工具——仍然保持不变。但是，随着第三轮风险资本的投入，“三脚架”公司开始对其最初的理念进行改变。最终，2/3的员工投票通过了新口号：“聪明地生活、聪明地工作、聪明地逛街。”
但采纳口号还不到两个月，问题就显露出来了。当口号的作者之一询问职员对于新口号的想法时，他颇为吃惊，并不时听到反问：“什么新口号？”接下来的几个月，职员对这个新口号的使用率遽然下降。网页内容的编辑发现自己被迫每周花费数小时的时间人为地将这一口号添加进每一页中（以前的口号似乎自动融入内容之中，从不需要执行这一项任务）。职员越来越多地提及旧口号，旧口号渐渐地重新出现在网页的内容中。最终，新口号仅提出六个月便寿终正寝了。“生活的工具”重新出现，并作为三脚架的特性被重新提及。
发生了什么事呢？这不是一则从上至下的决定。而且在6个月之中或其后的面谈中，也没有职员把“管理”或“权力”看做这个口号中不恰当的相关问题。类似地，分析领导层的因素也提供不了多少线索。三脚架职员经常碰头，工作时相互接触多而且相互影响极大。领导不断向职员灌输“聪明地生活、聪明地工作、聪明地逛街”，然而却并不成功。甚至领导也对口号不得要领，难以运用，遑论用这一口号激励其他人了。大家都同意这个口号无疑是重要的，但最终几乎无人买账。对企业文化进行分析却造成了混乱。“聪明地生活”的口号作为人工制品的制造过程与“三脚架”的主流文化是吻合的，但这一人工制品却不是这样。
对我们来说，三脚架公司给我们提供了一个反面的例子，证明了使用员工认可的词语的重要性。
第3节 关于手册和报告
一位管理者告诉我说：
“以前每当要写报告时，我就得绞尽脑汁，写出条条框框。更不用说写年终总结，得费尽精力，写出几千字。这似乎已经成为了一种习惯。但是，这些复杂的东西根本没起到作用。这种现象似乎应该得到改变。我们需要观念的创新。”
另一位销售主管的苦恼是：
“我每天早上要开一个小时的晨会，下班前一个小时的晚会；必须做一份工作日记；必须作经销商库存资金统计并上报。每旬作一份销售计划；走访经销商、二批商、零售商各若干家，并作出报告。每月有工作总结、下月的计划；得阅读下属业务人员销售量统计和绩效考核、工资、奖金及人员费用报销审核、各类促销方案的申报，还有不定期（平均一周二次）的发货订单报单、定期或不定期（平均每月两至三次）的市场竞争品牌调查表等等。当一位销售主管一半以上的时间都用来应付公司的各项会议、管理、调研、报表和检查时，他还能抽得出时间和精力去作销售吗？ ”
他们所说的正是大多数经理人所苦恼的。但是，他们受着这样的痛苦，却从没有想过从这痛苦中摆脱出来。
◆不必要，就废除
所有的报告，全都丢了吧。真正有用的，不是纸上作业，而是全力的拼杀。
——彼得·亨利
公司里堆积如山的文件是怎么产生的？那么多的手册是如何出现的？
我曾查看过上百份企业的建议书，其篇幅哪一份也不少于50页。我也曾在一家公司里见到它的员工必须面对管理层制定的多达五大本、每一本都不少于200页的员工工作手册，但是这家公司的员工却用它们来垫饭桌。
人类破坏了所有的热带雨林，制造出纸张来著书立说，来写MBA论文以及其他一切与纸有关的东西。
一位企业的市场部主管告诉我说：
“我们聘用一名企划主管，然后他再雇用两名副主管以及一名企划专员，于是这本账簿的页数越来越多，内容也越来越复杂，封面也越来越好看，插图也越来越精美，参加会议的人不断增加。想想看，和16人或18人聚在一起，谁能说上一句话？文件堆积如山，永无尽头……”
身为公司财务部门资深副董事长的丹尼斯·当汉记得，他曾下令将一台电脑关闭。因为它每天会没来由地打出一堆又一堆的文件，已经生产了一堆高达3。7米的无用文件。这些文件包括了上千项商品的销售记录，巨细无遗，连一分钱都不放过。主管们觉得有责任要看这些报告，并加以分析，然后彼此讨论，反而没有时间去研究大目标。老实说，策略性规划往往已变成一股不健康的力量，它将重点摆在了形式与组织上，而不是实务上。它最显著的特征就是一份又一份的报告。生活变成了一份份报告的撰写，经理们埋首于文件中的顽固态度，真的会让高级主管们产生一种错觉，似乎他们就只是被雇用来阅读报告的。
普罗克特—甘波尔公司正是实行“不必要，就废除”思想的优秀公司。
普罗克特—甘波尔公司的行动语言，即那套体系的语言，就是那种传奇性的单页备忘录。
该公司的一位经理说：“这规矩执行得时紧时松。不过，我刚才呈交了一份建议书，要求对我那牌号的战略作几处改动，这份建议书只有一页再加1/4页长，可是却被顶回来了——嫌它太长了。”
这种传统要追溯到前任总裁理查德·杜普雷那里去。凡是备忘录，只要篇幅超过一页打印纸，杜普雷就非常讨厌。对于长篇大论的备忘录，他往往在上面批上一句“去芜存菁，使我理解”，就把它打回去了。要是那份备忘录谈的是件复杂的事情，他有时会再添上一句话：“我不懂复杂的问题，只懂简单的。”有一回，一位记者向他问起这件事，他解释说：“我的部分工作就是训练人们学会把一个复杂的问题分解成一系列简单的事，然后，我们大家才能采取明智的行动。”
办公室设备不但没有使我们实现无纸办公，相反，它增强了我们使用纸张的能力：我们见得多的是用订书器订起来的文件，却很少见到让我们看了不打瞌睡的文件。如果你长达40页的工作报告其中的39页都可以删去的话，那么请只留下那一页。
◆你能做什么
我总该做点什么来改变吧
数字化的文件很难阅读。你如何能够喜欢一连阅读数页这样格式的文件呢？例如：
“关于与第五项选择相关的先前会议之决策，是否已经收集到不足的数据，以决定能否产生有利未收账款问题的解决之道呢？”
管理阶层有一个奇特的信念，那就是：文字越抽象，越晦涩难懂，就表示这份文件越可信、越重要。客观性和专业程度或多或少等同于抽象语言。当抽象文字是谈及某些具体事物时，它们或许会非常实用。在商业领域中，经常会出现许多抽象的词汇，然而其意义却毫不明确。在我所举的上述例子中，根本未谈及任何特定的事物。
如果仔细地研究语言的效应，我们能够肯定地表示：这个例子所用的就是会使人迷惑、恍惚的文字。我想这应该不是作者的原意吧。
什么让你的文件令人感到乏味？
下面所述的都是管理人员在写文件时很容易犯的错误：
尽可能多利用名词化词语（抽象名词），并且避用感官化的文字和词汇。
使用具有非人物主语的被动语态，例如说“这件事被完成了”，而不是说“某人完成了这件事”。
利用具有无数附属子句的冗长句子，这样的结果就是：假如严密地遵守，它将会逐渐降低阅读者的兴趣和对句意的了解。
“然而这也可能会很重要。假如在最初，其句中曾经出现任何相关重点的话，也会引起阅读者遗忘任何相关的重点。”看过这样的句子，我想你应该能够理解我的说法了吧！
以冗长的段落来架构文章，并且采用难以阅读的小字体。
不利用有助于了解的标题来为文章分段。
不使用简单的本国文字，而使用外国文字以及由两个以上单字所组成的词汇。
避免提供特定的细节。
◆是什么让你的简报变得索然无味
语调少有变化。
利用由非人物主语构成的被动语态来演讲，例如说“这件事被完成了”而不说“某人完成了这件事”。
从不看听众，而且很少留意他们的反应。
依据讲稿照本宣科。
利用许多名词化的词汇（抽象名词）。
在第一次休息时间之前，已经连续讲述超过一个小时。
静止不动。
不使用投影片或录影带，并且将视觉输入降至最低。这时，你会发现大多数的听众突然对天
花板或地板产生了兴趣。
没有任何可以让人活动一下的互动性活动。
经常使用这些表达方式的个人会让人觉得他带有疏离他人的嫌疑。
语言专家会告诉你如何对状况进行改变。
如何写出引人注目的文件
利用感官化的文字和词汇。感官化的语言与我们的感官有关，最常见的有视觉、听 �