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你的时间都花费在哪里了？是A吗？要是那样，可以想象你每天的忙乱程度，这么做会耗费你巨大的精力，而一个又一个问题会像大浪一样向你冲来。要是经常这样，你早晚有一天会被击倒、压垮、焦头烂额、狼狈不堪。
要是C的话，你的工作效率就可想而知了。不要以为这些是紧急的事就认为它们也很重要，实际情况是，这些事情的紧迫性常常是由别人的轻重缓急来决定的，你始终在被别人牵着鼻子走路。
要是D呢？很遗憾，如果长此以往，你将一事无成。你既没有工作效率，也没有丝毫的工作效能可言。它除了浪费了你很多时间以外，还证明你是一个控制不住自己情绪的人。
只有B，它才是卓有成效的个人管理的核心。尽管这些事不紧急，但它却决定了我们的生活质量、受教育程度、品味培养、工作业绩等等。只有养成〃做要事不做急事〃的良好个人习惯，你工作起来才会驾轻就熟。你会提前做工作计划，经常锻炼身体，保持良好状态，并且避免了临阵磨枪的紧张和尴尬。这也就是我们所提倡的。
著名管理大师彼得·德鲁克通过大量研究发现，那些在工作中忙碌却效率低下的人士（很不幸，这样的人比比皆是），他们把自己90％的时间花在了A类事务上，以应付那些看来永无穷尽的紧急事，又几乎把剩下的10％的时间花在了D类事务上。他们的行为与那些高效能人士恰恰相反，这样的人基本上过着一种不负责任的生活。
第54节：堵住八大时间漏洞
◆堵住八大时间漏洞
浪费时间有两种原因，一是因为对生命没有紧迫感，对时间不够重视，没有养成遇事马上做，今日事今日毕的好习惯。有些人总是习惯把今天应当而且可以完成的事情推到明天去做，以至于〃明日复明日，明日何其多；我生待明日，万事成蹉跎。〃殊不知，昨天是期票，明天是支票，今天才是现金，万事等明天必然养成懒惰、拖沓的恶习，最终落得虚度年华，闲白少年头。第二种原因是没有科学管理时间的方法与技巧，总是低效率重复劳动，整天忙碌却成效甚微，甚至〃累死磨旁〃。
这两大原因进一步扩散为八大时间漏洞，造成在工作中时间的大量流失。
①缺乏明确的目标；没有细致的时间计划；仓促决策，造成计划不充分、中途经常变更、修改；没有计划的等待。
②习惯拖延，行动缓慢。处事优柔寡断，常常对预定结果抱怀疑态度。
③缺乏优先顺序，想做的事情太多，同一时间里被多个想法策略困扰；作盲目无用的尝试；做事有头无尾。
④缺乏条理与整洁，杂乱的办公室和工作桌、个人资料摆放无序。
⑤与同事过多的争论、情绪性地沟通。
⑥电话太多；被突然来访者打扰；过多的会议；缺少自律、不能控制闲谈；不会拒绝别人的请求。
⑦过多的文案工作、邮件、读物。
⑧疲劳、压力、紧张忧虑、焦急心理损耗大。
→旋转时间管理的魔方
◆设立明确的目标
成功等于目标的实现，时间管理的目的是让你在最短时间内实现目标。目标是你的工作头绪，你应当把年度要完成的任务列成若干个目标书写出来，找出其中的核心目标，依次排列重要性。然后，依照你的目标设定一些详细的实施计划。列一张总清单，把今年所要做的重大任务都列出来，并进行目标切割：
年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪些事情；
季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形时便及时调整过来；
每个星期天，把下周要完成的每件事列出来；
每天晚上把第二天要做的事情列出来。
◆80/20定律
用你80％的时间来做20％最重要的事情，因此你一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。事有轻重缓急，然而到底应重点、优先做哪些事情，却需要你自己判断。
◆每天腾出思考时间
每天至少要留给自己半小时到1小时的〃不被干扰〃时间，在这些时间里，可以依照当日的工作安排把工作思路再整理一下，或者在中途停下来反思一下自己做得对不对，还有没有更好的方法。
◆一次就做完
同一类的事情最好一次把它做完。假如你在做纸上作业，那段时间就都做纸上作业；假如你是在思考，那么索性把这一天需要思考的内容都检阅一遍；需要打电话时，最好把电话累积到某一时间一次打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。
◆做好〃时间日志〃
时间日志的作用不言而喻，它不仅让你更珍惜时间，提醒你注意办事效率，还能在你忙得失去头绪的时候给你最清晰的指点。你花了多少时间在哪些事情，把它详细地记录下来。从你苏醒的那一刻开始，对一整天行踪做一番有条理的跟踪报道。以事件为单位，着重记录花在每件事情上的时间，并可简约描述你办事的过程。一天做了哪些事，浪费了多少时间，哪些时间办事效率比较高，哪些时间适合做机械性的事务，时间日志都有详细记载。长期坚持下来，你就对自己的工作能力和工作方法有比较全面的了解，可为今后改进方法，制订适合自己的工作计划打下坚实基础。
【自测自评】你的时间管理有效率吗？
时间对任何人而言都是重要资源，对职场人士更是珍贵；然而在环境的压力下，一般人常会放弃自己职业上应做的事，而去解决一些突发状况或干扰最大的事，结果把生活步调弄得天天都在应付突发的紧急情况，无形中牺牲许多生活及工作上的乐趣和享受。
你是否有时间管理不良的征兆？看看以下这些问题：
1。你是否同时进行着许多个工作方案，但似乎无法全部完成？
2。你是否因顾虑其他的事而无法集中心力来做目前该做的事？
3。如果工作被中断你会特别震怒？
4。你是否每夜回家的时候累得精疲力竭却又觉得好像没做完什么事？
5。你是否觉得老是没有什么时间做运动或休闲，甚至只是随便玩玩也没空？
第55节：时间管理的心理建设
对这些问题，只要有两个回答〃是〃的话，那你的时间管理就出了问题。有效的个人时间管理必须先对生活的目的加以确立。先去面对并发现自己生活的目标是什么，问问自己：〃我每天在办公室的8小时究竟为什么而忙？〃〃到底想要实现什么？完成什么？〃问自己这些问题也许不是挺舒服的事，但对自己的工作生活颇有启发作用。接下来应要求自己〃凡事务必求其完成〃，未完成的工作，第二天又回到你的桌上，要你去修改、增订，因此工作就得再做一次。不管有没有再拖下去，订单的退件率、客户的抱怨很可能因此随之而来。
【习惯训练】以结果为导向的时间管理训练
一个人之所以取得比别人更大的成就，时间管理是其中非常重要的因素；你若想在工作中取得更大的绩效，就必须从改善时间利用着手，切实对有限的时间资源做最精明的管理。绩效就是你的产出，在时间管理上，最关键的是履行以结果为导向的目标管理原则。
◆时间管理的心理建设
要把时间管理好，首先要作一番基础性的自我心理建设。
（1）认识：每一个人皆拥有一天24小时，而成功的人单位时间之生产力则明显地较一般人高。您要有把事情做好、时间管理好的强烈欲望，充分认识到以结果为导向的时间管理是关乎人生成败的重大战略事件。仅仅认识到时间等于金钱是不够的，实际上，对你来说，时间的价值高于金钱。这样在时间管理上下一番工夫，你才谈得上塑造自我理想，建立完美自我形象，进一步提升自我价值。每个人都应把自己当成一个时间管理的门外汉，努力不断地学习。若能每天节省2小时，一周就至少能节省10小时，一年节省500小时，则生产力就能提高25％以上。
（2）意志：有了正确的认识还不够，你还必须不断强化这种认识，将它置于你严格的意志监督之下，切实树立时间管理的目标。
（3）操练：时间管理既是一种观念，更是一种技巧。观念与行为之间还有一段差距，你必须经常地去演练，才能养成良好的时间运用习惯。
（4）决心：下定决心持续学习演练，直到能运用自如。
◆策略性的目标设定
譬如射标，一定要有一个靶，才会射中标的。同样的，人生若没有目标，只会任由环境影响，而非自己影响环境。根据耶鲁大学研究，只有3％的学生为自己订下目标，而其他的学生则没有。长时间的跟踪研究发现，当初订下目标的3％学生，其成就远超过其余97％学生的总和。
一般人不愿为自己设定目标的三个原因：
恐惧：怕万一达不到怎么办？他们被想象中的失败吓住，没有承担失败的勇气；
无此意愿：为何要设定目标，认为每天过得好好的就可以了，这种人得过且过；
将行动当成就：每天忙来忙去，好像很有成就感。其实行动不等于成就，有结果才算有成就，所以一定要设定成就目标。
在设定你的目标时一定要参照目标设定原则目标要具体；目标必须是可衡量的；目标是可能实现的；目标是切合实际的；一定要设定时间表。
耶鲁大学的目标设定七个步骤：
（1）先拟定你期望达到的目标，一个人需要在三方面设定目标：个人家庭生活；职业生涯和财务目标；个人发展和专业发展。
（2）列出好处：您达到这目标有什么好处？譬如您有一个目标是想买房子，那么你应该详细列出买房子对您有哪些好处。
（3）列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍，可能是钱不够、能力不够等，一一列举。
（4）列出所需资讯：思索需要哪些知识、协助、训练等。
（5）列出寻求支持的对象：一般而言，很难靠自己一个人即能达到目标，所以应将寻求支持的对象亦一并列出。
（6）制定行动计划：一定要有一个细致的行动计划，将要办的事务与你的时间一一对应。
（7）严格设定达成目标的期限。
◆设定优先次序
每个人每天都有非常多的事情要做，时间管理的基本步骤之一是确定事务的优先次序；同时，职场实践证明，会设定优先次序是获得快速晋升的一个主要秘诀。
时间应如何运用才最有价值？一个重要的观念是要做〃对〃和重要的事情，而不是把事情做对。一般人的习惯是不管所做的事情是否正确，只知一味地去做，这样是不对的。惟有努力去做〃对〃的事情才会有高效能，要有勇敢的特质，拒绝不重要的事，来者不拒是不好的。
根据柏拉度80/20定律，在日常工作中，一定有20％的事情足以决定你80％的成就。要设定优先顺序，将事情依紧急、不紧急以及重要、不重要分为四大类。一般人每天习惯于应付很多紧急且重要的事，但接下来会去做一些看来紧急其实不太重要的事，整天不知在忙什么。其实最重要的是要去做重要但是看起来不紧急的事，例如读书、进修等，若你不优先去做，则你人生远大的目标将不易达成。
设定优先次序，可将事情区分为五类：A=必须做的事情；B=应该做的事情；C=量力而为的事情；D=可以委托别人去做的事情；E=应该删除的工作。最好大部分的时间都在做A类及B类的事。
第56节：提高〃生产力〃
◆规划与组织
成功的关键在于善于规划，在规划制定后有毅力、耐心地持续工作，直到完成。规划能减轻工作压力，而且只要你花1分钟时间规划，便可节省4分钟的执行时间。规划的目的在于有效利用内在及外在的巅峰时刻内在巅峰时刻是指利用自己精神最好的时刻来做重要的事情；外在巅峰时刻是指与别人接洽时要掌握别人最有空的时段。
规划什么呢？有组织的档案系统、列出工作清单等事务性的工作。在规划时要考虑到百分之三十定律：一般人完成工作所需要的时间通常会超出所预定时间的30％以上。
保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。例如将桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次，经手五六次才完成就很浪费时间，尽可能一次就把它做完，凡事若能预作准备，才能有效地掌握时间。
文件处理流程：（1）投掷：将不用的资料丢掉；（2）转手：将资料转交给别人去做；（3）行动：重要的事情一定要马上去做；（4）归档：有使用价值且重要者才归档，根据统计约80％…90％的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之内无法找到所要的档案，就是不好的档案系统，所以过一段时间就要整理档案并将不需要的档案丢掉。
◆提高〃生产力〃
一般人只用50％的能力工作，一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律；
用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间来做重要的事；
要有坚忍的毅力，一气呵成，一次处理完成，才不会浪费时间；
工作中断时，要有〃回去工作〃的驱动力；
要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只做一半而无结果；
维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此生产力自然会提高。
◆有效的专案管理
当你在工作上和时间管理上愈来愈有绩效时，可能会被指派更多的工作，有效的专案管理（组织和执行能力）将是成功的关键。其内容包括：
规划和组织：事先一定要有很好的规划及组织，列出完整的工作清单；
定义理想的结果：譬如你希望届时会有经理、主管等人莅临的热闹场面；
设定完成期限：任何事情一定要设定一个期限来完成它；
判定限制的步骤：看看哪些事情会影响结果，想办法解决；
指派和授权：事情实在太多，不可能自己一个人完全承担，有些事情一定要指派给别人；
检核：当事情指派给别人时，一定要记得做检核的工作，检视对方是否依照自己的理想去做；
风险预估和替代方案：要评估风险，若失败的话是否有其他方案可以替代。
在以时间为标杆的工作管理中，你需要时刻提醒自己，参照以下两个定律。
墨非定律：凡是可能出错的都会出错；每次出错的时候，总是在最不可能出错的地方；不论你估算多少时间，计划的完成都会超出期限；不论你估算多少的开销，计划的花费都会超出预算；你做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。
崔西定律：任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比。例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。
◆沟通与说〃不〃
工作时间中有75％的时间是花在与人沟通上，在世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系。在职业生活中您是否成功，85％决定于你如何有效地与别人沟通，每一次沟通的破裂，都发生于意见表达不明确。
在与上司交流时，首先要弄清楚自己要去沟通什么，想让上司理解什么，希望得到什么支持？在与同事交流时切记你的目标在于协同完成任务，不要迷失方向，掉入为沟通而沟通的陷阱。
在工作中，每个人都有分内的事情要做，但是碍于情面，很多人会禁不住同事的纠缠，好心接过本不属于自己的事情，结果是捡了芝麻丢了西瓜，连自己的事情也办不好。因此，适当地说〃不〃拒绝不合理的要求，是保持你高效工作的必要技能。
有些人在拒绝对方时，因感到不好意思而不敢据实言明，致使对方摸不清自己的意思，而产生许多不必要的误会。当你语意暧昧地回答：〃这件事似乎很难做得到吧！〃原来是拒绝的意思，然而却可能被认为你同意了，如果你没有做到，反而会被埋怨你没有信守承诺。
所以，大胆地说出〃不〃字，是相当重要却又不太容易的课题。有人喜欢你直截了当地告诉他拒绝的理由；有人则需要以含蓄委婉的方法拒绝，各有不同。以下是几种如何说不的建议。
第57节：要事第一、事半功倍
直接分析法：直接向对方陈述拒绝对方的客观理由，包括自己的状况不允许、条件限制等。通常这些状况是对方也能认