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3．桑德拉所面临的、也是许多新任主管所经历过的困难是什么？为什么？
桑德拉面临着从一个普通的雇员到部门主管转换的困难。她又回归到自己认为干起来得心应手的事情——销售。许多新任的主管都面临着同样的问题。
4．在这种情况下，桑德拉应该如何跟杰克解释？
桑德拉应该向杰克求教，同时应该承认自己并没有给予员工以更多的指导。或许杰克可以帮助她构思出一个扩大销售的方案，以及提高领导技巧的办法来。
5．她应该对自己的员工讲些什么？她如何使自己的员工认真履行工作职责？
桑德拉应该对她的员工实话实说。她应该承认自己并没有给员工他们所需要的指点和领导，而且他们面临着巨大的挑战，要制定扩大销售的方案，她还需要大家的力量。
6．桑德拉应该制定哪一种计划呢？
桑德拉应该制定一个专项计划。
本章小结
计划可以分为几个类型：战略计划、长期计划、专项计划以及个人计划。战略计划往往是长期性的、内容也较为丰富的。长期计划适用于日常的以及习惯性的活动中。专项计划最适用于某一个特定的项目或者进行变革。个人计划是为了明确你每日的职责，以完成所分配给你的工作。组织能力对于各种类型的计划，尤其是对合理的个人计划而言都是至关重要的。
第四章 制定计划的基本因素
“计划本身并不重要，重要的是遇事计划。” ——怀特·D·艾森豪威尔
计划为你充分有效地实现自己希望实现的全部目标提供了保证。在《富有效率的领导》一书的作者克里斯·麦克唐纳看来“要完成一项工作任务或者一个项目，不管其规模大小、难易程度如何，如果没有一定的生产性资源以及信息——也就是说，不进行筹划——就要冒很大的失败的风险。”
尽管情况各个不同，但是对于绝大多数的情况而言，都有一些制定计划时可资利用的共同因素。本章就是探讨制定计划的基本因素，以及将它们与制定计划的总体模式结合起来的方法。
制定计划的总体模式
（单项计划）
制定计划的过程既是线性的又是循环性的。说它是线性的，原因是一些环节必须按照一定的顺序来做。比如，总体目标的建立必须先于资料的收集。说它是循环性的，原因是你必须时时参照自己所设立的目的或者目标以衡量自己的进展情况。同时，你一旦发现自己正在进行的一些环节与总体目标相背离，你就必须退回到上一个环节。以下是在假定的理想状态下，你在制定计划时可能进行的一些不可缺少的环节。
制定计划的一些环节
1．明确总体目的或者目标。
2．明确计划所涉及到的主要环节以及具体的工作目标。
3．要确保具体的工作目标与总体目标保持一致。
4．收集和评估你所需要的资料，并确定完成每一个环节所需要的资料（源）。
5．必须确保你所收集和评估的资料与总体目标是一致的。
6．制定预测计划。
7．一定要做到预测计划与总体目标的的一致。
8。 制定实施计划。
9。 要保证该实施计划与总体目标的一致。
10。制定备用方案。
11．保证备用方案与总体目标的一致。
12．实施你的计划。
13．确保计划的实施与总体目标是一致的。
14．经常检查计划的实施过程。
15．当计划实施之后，要做到总体目标的核心地位得到保证。
确实看似头绪繁多！然而，你最终将会发现，花一点时间来保证总体目标的核心地位，这样会在项目实施的整个过程中将会节省大量的时间。一旦你中途发现项目偏离了原来的方向或者与总体目标相悖，重新修订项目计划将要花费更多的时间。
现在让我们检查这个计划模式中每个部分的详细情况。
明确总体目的或者目标
目标是什么：具有讽刺意味的是，这个第一位的也是至关重要的环节却常常被忘记。不管是什么样的计划，只要想获得成功，你就必须对自己所要得到的理想的结果有一个透彻的了解。在没有理解总体目标之前，其他的一切都无从谈起。正如这个模式所示，在制定了关于每一个环节的计划之后，你都应该与总体目标相对照，以保证没有偏离正确的轨道。许多看似周密的计划之所以偏离了方向，就是由于人们对总体目标视而不见。
如何起草目标：要制定一个明确的总体目标着实要费一番心思。下面是一些主要的因素：
1．要以准确无误的语言表述所追求的结果。
2．要制定一个时间表。
3．要说明所要使用的资源。资源的表述应该包括人员的时间、所花费的资金以及其他因素。
4．要说明一些所涉及到的质量标准（普通会计的制度、顾客满意度的标准、不会对其他的项目造成不良影响，等等）。
事例：贝基的部门要想获得ISO 9000的认汪。为了达到这一目的，他们部门争取通过认证的过程要形成文字、得到充分的理解和彻底的执行。贝基本人就负责这一计划的制定。目的或者目标就是“动用3名员工四分之一的时间，以及不超过l000美元的资金，在6个月之内通过ISO 9000认证。”
在随后的几个月当中，他们就开始整理本部门工作的文字材料。随着工作的展开，他们就清楚地认识到可以对目前他们部门所采用的生产程序进行一些改进。这样贝基计划的实施就到了一个关键的时候。如果她对照这个项目的目的，通过19D如oo认证，她将必须纠正有些人想改进生产程序的打算，不致使文字的整理工作变的复杂起来。在这种情况下，改进生产程序已经是另外的工作目标，这项工作可以在以后进行。仅就目前的工作程序而言，也可以通过ISO 9000认征。如果贝基不再考虑这个项目的初衷，那么她本人以及工作组中的其他人都会被改进生产程序所吸引，从而偏离原来的目的。这也就意味着要通过ISO 9000认证将要花费更多的时间和资金。
同时贝基还有一种选择，那就是改变这个项目的目的，将生产程序的改进也纳入到这个项目中来；但是这样一来，就必须对通过认证的时间表和预算进行相应的调整。也许她所在的部门其生产程序已经是如此的陈旧落伍，在文字材料的整理工作开始以后，必须对其进行改进。如果情况确实如此，贝基就必须改写她的计划，将生产过程的改进以及ISO 9000认证工作都包括其中。她的这个计划就需要更长的时间和更多的资源。
在上述的事例中，最为基本的原则是什么呢？你的日常工作应该体现出总体的目标。这也是你坚持正确的方向，实现目标的方法。既然明确你的目的或者目标的工作是如此的重要，那么往往将其忘记又如何解释呢？有三个可能的原因：
1．人们往往认为他们已经理解了这件事情，可以马上付诸实施了。尽管你也可能很快地对自己的观点进行权衡，但是对于自己最初的分析，应征求其他人的意见。
2．面对着许多紧迫的业务上的问题，人们经常认为自己无暇制定周详的计划。像上述情况一样，通常在不能保证自己的行动与公司的目的保持一致的情况下，就直接干了起来。实际上，制定计划正是通过减少返工，而节约时间的。
3．如果第二章中关于计划风格的练习表明你往往是一个完美型或者仔细型的人，你可以很快地经过计划的宏观的方面，直接触及细节性问题。你应该观察大局以保证在决定个人的具体工作步骤之前，你已经充分理解了该项目的目标。
起草目的或者目标陈述
操练：设想一项你目前正在参与或者将要参与的项目。以构成一个正确的目的或者目标陈述的四个要素为指导，制定一个与你的项目相一致的目标陈述。
具体工作目标的设立
具体的工作目标是什么：在明确了你的目的或者目标之后，你现在应该设立明确的具体的工作目标，这些目标要能够描述出你的项目的主要部分。将你主要工作目标一一列举出来，以便于时时参照。
如何起草：你应该从总体的目的或者目标陈述转入项目的细节性问题。要做到这一点首先要明确该项目的主要部分。
事例：贝基的部门要通过ISO 9000认证，这项工作应该包括以下几个主要部分：
1．搞清楚哪些程序已经有了文字资料。
2．哪些程序的文字资料还有待整理。
3．把需要整理的工作程序通知有关工作人员。
4．进行内部检查以确保这些程序都落到了实处。
5．进行必要的调整。
6．安排公司外的认证机构检查这个部门的工作以及他们的文字资料。
操练：在上面的练习中以你所起草的目的或者目标为基础，明确你的计划的主要组成部分和具体的工作目标。
1。
2。
3。
4。
5。
资料的收集和评估
收集什么资料：准确无误的具体目标一旦确立，就应该开始收集资料了。对于项目的每一个主要目标而言，你都应该清楚有哪些相关的事实，以及要实现这些具体的目标有必要采取什么样的措施。然后就应该制定一个实际而详实的细目，将计划中的有关每一个具体目标的具体细节或者取得成功所需要的因素都包括进去。
一定要让其他的人全程参与计划的制定，在这个环节上尤其应该如此。你需要这些具体完成此项工作、或者对此项工作产生影响的人的反馈意见。有了别人的参与，你就可以预防计划实施过程中的许多棘手的问题。
如何收集资料：为了收集每一个具体的目标所需要的资料，你应该提出并回答以下问题：
1．实现这一目标应该做哪些工作？
2．谁来承担此项工作？
3．在工作的过程中将会出现什么问题或者面临哪些跳战？
4．承担此项工作的人是否尽职尽责？
5．与此类似的工作花费了多少时间？
6．完成此项工作所需要的符合实际的时间？
7．是否存在着某些风险？
收集资料的时候、有数种方法可资利用（有关检查的项目列表、PARETO分析法以及流程图的具体细节可以参看第八章）。同样，你的分析一定要与自己关于总体目的或者目标的陈述一致。
一条关于风险的说明：前途几乎总是或多或少存在着不确定性。当你收集了数据并用它进行预测，你就是在减小不确定性——或者说，风险。下一个环节就是这项工作。
事例：贝基已经为制定通过ISO 9000认证的计划收集到了以下资料：
具体的工作目标：整理其余程序的文字资料。
1．完成这一目标需要做哪些工作？
在该部门55个程序中，有38项的文字资料需要整理。
2．谁来承担此项工作？
每一个成员都要参与到这项由她本人全程参与的编制文件的工作中来。
3．在工作的过程中将会出现什么问题或者面临哪些挑战？
部门的工作非常繁忙。要抽出时间来编制文件对每一个人而言都是一个很大的挑战。有几个程序的文件编制工作将存在着困难，原因在于目前所使用的版本不一。
4．承担此项工作的人是否尽职尽责？
尽管贝基和她手下的几位经理对通过ISO 9000认证非常投入，其他的人并没有意识到这项工作的必要性。他们认为认证是一种额外的负担。
5．与此类似的工作花费了多少时间？
贝基的部门是该公司第三个着手通过ISO 9000认证的部门。其他两个部门花了大约两个月的时间进行程序文件的编制工作。
6．完成此项工作所需要的符合实际的时间？
考虑到部门目前的工作任务，贝基觉得编制其余程序的文件所需要的时间不会超过三个月。
7．是否存在着某些风险？
在下一年如果贝基的部门仍然没有通过ISO 9000认证，他们将会面临着客户的流失。在此前的几个月中，数位最大的客户就已经在询问他们ISO 9000的认证问题。如果这余下的38项程序的文件编制工作不能完成，整个认证工作将因此而搁浅。
操练：通过以上的操练你已经明确了以上两个具体的目标，在此基础上请完成下列有关资料收集的练习：
具体的工作目标：
1．实现这一目标应该做哪些工作？
2．谁来承担此项工作？
3。 在工作过程中将会出现什么问题或者面临哪些挑战？
4。 承担此项工作的人是否尽职尽责？
5。 与此类似的工作花费了多少时间？
6。 完成此项工作所需要的符合实际的时间？
7。 是否存在着某些风险？
进行预测
预测什么：由于在确定整个计划的进度表之前，需要对不同的观点进行检验，所以预测或许是整个计划过程中最具创造性的一个环节。在计划的这个环节上，将要把你所收集到的资料融入到计划的全局中去。现在你应该运用收集到的有关每个具体目标的详细信息，检测一下它们如何发挥综合作用，以实现总体的目标。这个环节之所以被成为预测，原因就在于这是你第一次利用所掌握的信息预测项目的进度、所需要的资源以及必要的质量检测标准。
在这个环节上，你的目的或者目标陈述的可行性可能会遇到挑战。当你检查项目的各个部分，以及各部分之间的相互关系的时候，有关时间以及资源的问题将会显现出来。在这个环节结束的时候，你就有了一套详细的各种工作的进度表——有些是依次进行，而有些则要同时进行。
预测的方法：如果你能将可能存在的不同方案进行比较，来寻找最能满足总体目的或者目标需求的方案，预测工作将不会那么困难。为了给该项目的每一个主要的组成部分制定进度表，你应该回答以下问题：
1．需要完成哪些工作？要将那些对该项目毫无意义的重复性工作排除掉。（请参看第八章。）
2．在每项具体的工作目标完成（或者开始实施）之前，哪些工作必须先行完成？
3．还有哪些工作要等到其他的工作完成或者部分完成之后才能展开？
预测同时进行的工作有—定的风险。当比较可能存在的进度表时，你的分折必须包括风险评估。一定要权衡可能的代价、斟酌可能的备用方案，以及在此情况下可能的收益。关于每个具体的目标，你所掌握的信息越多，分析可能存在的风险时，你越是胸有成竹。
不切实际的计划所带来的问题原比它们所能解决的问题要多！要证实你的计划是否合乎实际，就要遵循以下三个步骤来做：
1。 要有一个值得信赖的，但又与你唱反调的同事。
2。 要估计一下你的方案将会对部门的其他计划产生哪些影响。
3。 动员大家参与——听听他们的意见。
事例：在贝基的ISO 9000认证的计划中，她利用GJANTT表制定了一个进度表，在第八章中将对此进行详述。
第一份项目进度表是严格按照各项工作的线性顺序来制定的，只有在第一项工作完成之后，才能进行第二项工作。请注意该项目预计完成时间为7个半月。但是在贝基的目标陈述里面项目完成时间可是6个月呀！在推迟项目完成时间之前，贝基应该首先考虑一下同时开展一些工作的可能性。下面是一份新的进度表，其中显示了许多同时进行的工作。
需要注意的是，项目的各个部分本身所需要的时间并没有减少；确切地讲，是许多工作同时进行了。比如，当一些程序的文件编制工作正在进行的时候，那些已经完成的文件就可以互相交流了。而且，在交流的同时，就可以进行个别的检查工作和进行一些调整。一个计划中，其组成部分只能严格按照线性的顺序来进行的只是第一部分和最后一个部分。在贝基没有确定需要编制哪些文件之前，其他工作就无从开展。而且在外面的认证机构进来之前，她的部门必须完成所有的工作。
以这个新的、同时进行的进度表为基础，整个项目可望在6个月内完成。现在贝基的工作就是要保证计划是可行的。她现在一定要有把握对于该项目的目标她已经是了然于胸，而且参与此项计划的人都能够胜任她所预测的工作。
操练：通过前面的操练，你已经制定了一个计划，请在此基础上进行预测。预测的时候请使用这张空白的GANTT CHART。表后是一组问题。
操练部分的问题：
1．你的预测符合实际吗？
2．按照你的预测，各项工作是按照先后顺序还是同时进行的？
3．你的预测是否包括了需要完成的所有主要的工作？
4．如果你将你所做的预测交给你的同事，她是否完全明白各项工作的进行以及完成时间？
制定措施