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看到的，更不要说仔细阅读以准备采取行动了。事实上，你对这堆文件夹已经渐渐的麻木了，这是因为它们根本无法激励你去处理任何事情，反而只能让你更加的焦虑。
如果置身于这样的环境之中，你必须首先把这个工作本身添加到“工作”清单之中，以提醒你需要达到某一种结果。然后把行动步骤以及“等待”内容逐项地列在相应的行动提示信息的清单之中。最后，当采取行动的时机成熟时，就像给某人打个电话谈谈这样这个计划一样，你可以调出所有这些你认为在沟通过程中可能将对你有所帮助的资料。
再重申一次，你不希望把辅助性资料作为主要的提示信息，提示信息应该转移到你的行动清单中去。然而，如果在这些资料中除了包含一些特殊的参考材料外，确实还涉及到了计划方案以及工作概况等内容，这时你也许希望把这些资料安置在一种更加醒目并且便于随时调用的状态，而不希望仅仅像处置你档案柜中其他的参考资料那样。也是存放辅助材料的理想地点，只要你养成在每周例行的回顾检查时，拉开档案柜的抽屉来扫一眼每一个计划的良好习惯。如果做不到这一点，你最好还是把这类工作的辅助性材料存放在一个常备的文件夹中，或者置于一个独立的“悬而未决“的工作篮中，放在你的书桌或者文件柜中。
让我们再回头看一看搬家的例子。你可能建立了一个标明“新房子”的文件夹，专门用于保存有关环境、厨房和地下室安排布置的各种计划、细节问题和备忘录。当你每周回顾检查时，一看到“工作”清单上“完成新家装修”这一项内容时，你就会取出“新家”文件夹，翻看所有的备忘录，以确保不会遗漏任何行动。接着这些行动便会被逐个解决、指派给他人处理或者推迟并放入你的行动清单之中。这个文件夹会在你再次查阅下一步行动或者进行下周的回顾时，再次被归档整理。
有许多人与潜在的用户和客户交往时，往往试图使用客户文件夹，或者使用一些有关接洽管理的软件如ACT！来“管理这项内容“。这种处理方法的弊病在于：一些材料仅仅是一些事实或者历史数据，需要作为背景材料存储以备后查，而一些必须保存的资料是推动人际关系向前发展的必要条件。后者在你行动清单体系中可以得到更加有效的管。客户信息也是如此，可以存入有关客户的一般性参考资料或者存放在客户信息库中。（我使用“行动”这种软件，该软件的一个突出特点是：它允许我把一般性公司信息和公司要人的重要活动进行参考借鉴。因此，这是一个优秀的客户弄数据库。）如果我需要给一个用户打电话，我希望提示信息只出现在我的“电话”清单上，而不是别的什么地方。
管理有关一些特殊工作的思考过程
在第3章中，我曾经提示过，你的大脑中也许会经常闪现出一些与工作相关的想法和念头，你希望将它们保存起来，但是这些不一定就是下一步行动。它们正好符合“工作辅助性资料”这个比较广泛的范畴。它可能是有关你下一次旅行的一个念头，也可能是对某一项工作计划的阐释。也许当你一边加车在高速公路上飞驰，一边还听着收音机的时候，它们就突然从你的脑海里跳了出来，也许是篇相关的文章触发了你的联想。应该如何来对付这些资料呢？
我建议你考虑：在什么地方保存这些工作或者主题的小标签？如何在这一模式中添加新的信息？在什么地方存储与此相关的更为广泛的数据？大多数专业人士拥有几种选择来对付这些辅助性资料，如在清单中的项目上附加备忘录、在电子邮件或者数据库中管理这些电子信息，此外，坚持使用书面形式的文件夹和备忘录。
不应该丧失关于某个工作、主题或者话题的任何一个想法。
附加的备忘录
大多的管理软件都允许你在一个清单上或者日程表的条目上附加一个电子“备忘录”。如果你是使用软件来保存“工作”清单的，当你对某一项工作产生想法时，你可以找出这个工作计划，打开文件并贴上一个“备忘录”，然后在此处输入你的想法。这是捕捉灵感的一种绝妙和手段。如果你的“工作”清单是书面的形式，你可以在主要清单中这个项目的旁边贴上一个即时贴，或者另用一纸来进行记录。无论哪一种情况，你都需要记住，每当回顾计划进，一定要查阅这些附加信息，充分地利用这些资料。
电子邮件和资料库
那些保存了有关各种工作信息的电子邮件可放在一个专门的电子邮件文件夹中（只要遵循关于创建“@行动”的说明，再创建一个“@工作”）。如果你目前还没有建立这样的文件夹，那么设置一个更加严格的数字资料库来管理你对某一工作或者主题所产生的想法，也许同样会大有帮助。比如，如果你的公司使用lotusnotes；，你可以创建一个工作资料库，这样你即可以安装在自己的电脑上供个人使用，也可以放在公司内部的局域网上与其他员工共享资源。因此，花些时间来调查一下当前市场出售的各种资料，是物有所值的，即使只是为了你个人的使用。如果能够从网上或者从电邮中的相关题目中剪贴、下载某些资料，或者录入你个人的想法，那就太棒了。同时，你必须注意去挖掘现有的技术和工具：仅仅学会和掌握使用像掌上电脑中的所有清单和附件的功能，也许就能够为你提供充足的潜力，激发你“信封背面式”的思考。
书面形式的文件夹
当你不断地积累书面形式的资料时，针对每一个工作计划都建立起一个专门的文件夹，这种做法是相当明智的。尽管这属于技术含量低的手段，但仍然不失为一种一流的解决方法。管理简单、运用灵活，这些特点造就了一个良好的一般性参考资料的归档体系，它能够让你轻而易举地为那些从会议上搜罗来的零碎纸片创立起一个文件夹来。
笔记本中的活页纸
选用纸制活页笔记本的一大优势是，你可以把单独的一页纸或者几页纸专门用于计划某一个独立的工作项目。多年来，我一直坚持使用一个中等型号的笔记本，前面记录“工作”清单，后面是“工作辅助性资料”的栏目。在后页的部分中，我一直坚持保存了几页空白纸张，用于捕捉那些我可能对于清单中的各项工作所产生的一些随想和灵感，或者便于制订计划和斟酌细节的问题。
上述的每一种方法，对于有关工作的思考过程进行管理时，都可能取得显著的效果。关键在于：你必须根据工作本身的实质，坚持不断地搜寻那些可能隐藏在工作备忘录中的任何角落的行动步骤，并且根据你的需要经常地回顾和检查。
此外，为防止整个系统染上“陈腐”的病毒，一旦备忘录中的某些内容推动了竞争力或者变成了不切实际的幻想时，你一定也希望马上清除它。我发现捕捉这些想法具有很大的价值，主要是因为它们不断地促进我的思维过程，而并不是由于我最终采用了这些想法（其实大部分都没有！）。但是我尽力不让那些陈旧的思想徘徊的太久。
管理非行动性的资料
有趣的是，大多数人的个人管理系统所遇到的最严重的问题是：他们把一些可以付诸行动的事务与大量具有价值、但没有附加行动的资料和数据混为一谈。因此，拥有一个完整而连贯的结构，用于管理那些我们工作和生活中的非行动性事务，这将同管理各种行动和行动提示信息一样具有同等的重要性。当非行动性事务没有得到恰如其分的处理时，它们将阻塞整个管理系统的进程。
非行动性事务可以划分为两类：参考资料和提示信息，一些事情当前并不需要采取任何的行动，但日后可能有此种需求。
参考资料
一般来说，办公桌上所堆积着的和你生活中所遇到的大量资料都属于参考资料。这些资料不需要你采取任何行动，但是出于各种原因，你却可能希望保存它们。你需要作出的决定就是：存在哪里。这类决定大部分应该由个人或者企业根据法律、逻辑或者个人喜好来决断。而你应该为参考资料付出的是，根据你的需要或者喜好，由于资料的数量过多或者过少，对系统进行调整。
大多数人对他们处理的材料所产生的心理障碍是，它还只是“材料”，即他们还末判断出哪此可以采取行动，哪此不需要。一旦你明确了它们各自的界限，留作参考资料的事物应该即无影响力，又不存在没有了结的工作，它仅仅充当你的资料库而已。接着，你惟一需要作出的决定是你希望拥有一个多大的资料库。当你充分地运用了这个行动管理方法之后，你会变成一只硕大无比的北美老鼠（善于贮藏物品），只要你的空间（包括具体的和数字形式的）能够承受。当我增大了电脑中的硬盘的容量，我也随之保存了更多的电子邮件。既然增加了那些参考资料的数量不会给你增加任何的精神负担，那当然是多多益善了。
参考资料的系统的种类
管理参考资料的方法有很多，可供选择的管理工具也非常丰富，下面我们简单地讲座一下最常用的几种：
1、一般性参考资料的归档——书面形式和电子邮件类
2、粗分类的归档管理
3、台式旋转架和联络管理器
4、图书馆和档案馆
一般性参考资料的归档
我曾经说过，一个运行良好的归档系统对于加工处理和管理各种事物，是举足轻重的。在整理数据巨大的局面资料捍，它是一个不可缺少的工具，因为出于各种原因这些资料对你都具有一定的价值。理想的情况是，当你动手处理“工作篮”时，已经建立起了一个一般性参考资料的归档系统。在保存即使是一张日后你希望查阅的单独的纸牌时，也应该感到有条不紊。你的系统必须简单易行的，你信手就可以把文件存进这个按照字母顺序排列的参考资料的系统中去，工作时它就放在你的身边。如果系统还没有达到这种效果，那请阅读第4章有关该话题的内容。
你的归档系统应该是一个简洁的数据库，而不是有关你各项行动、工作、重要事宜或者潜在用户提示信息。
大多数人一般最终拥有200…400个书面形式的一般性参考资料文件夹，以及30…100个电子邮件参考资料文件夹。
粗分类的归档管理
对于任何一个主题来说，如果需要超过50个文件夹，那应该分配给它专门的区域或者抽屉，并且拥有该主题自己的按照字母排序的独立系统。比如，如果你正在负责一项有关公司合并的项目，需要保存大量的文件资料，也许你希望腾空2个或3个文件夹来专门存放在这一过程中所需要的一切资料。如果你喜欢园艺、航海或者烹饪，也许你需要至少整整一个文件柜来存储这些爱好的资料吧。
记住，如果你关注的“焦点区域”拥有一些辅助资料，而这些辅助性资料很可能混入其他的“焦点区域”。这样话，你可能陷入进退两难的境地：是把信息存入一般性参考资料呢？还是放进专门的参考资料听文件夹呢？当你阅读到一篇有关木制篱笆的美妙文章时，你一心希望将它保存起来，那么，它应该纳入保存“园艺的文件柜呢，还是同其它有关家庭问题的信息一道存放在一般性参考资料的系统当中呢？一般来说，除了有限的几个独立的话题以外，最好还是坚持使用一个一般性参考资料系统。
台式旋转架和联络管理器
大多数你希望保存的资料你周围的人员有着直接的联系。你需要保存各种各样的联络信息家庭和办公室的电话号码及地址、手机号码、传真号码、电子邮件的地址等。此外，如果你认为有价值，也许你还希望保存有关生日、朋友和同事的家庭成员的姓名、爱好、最喜欢的酒类和食品的名字等诸如此类的信息。从一种更加严格的专业角度来说，也许你还需要记录雇佣日期、业绩检查的日期、目标和目的，以及潜在的一些促进员工发展的资料
恐怕在过去50年中，在市场上所出售的各种计划手册中，电话/地址部份（连同日程表）是使用最为广泛的内容。每个人都需要记录电话号码。值得指出的是，其实这部分纯粹就是参考资料，无需采取任何行动，这仅仅是你未来可能需要获取的信息。
因此，除了你个人需求的逻辑问题外，对于如何管理来说，毫无神秘可言。我再重申一次，只有当人们试图让他们的台式旋转架来充当提示物的角色时，提醒他们需要做的事情时，问题才会不请自到，这种做法是行不通的。只要所有你所认识的人的行动都已经落实在你的行动提示信息清单中了，这时电话地址系统只可能是一个中立的通讯录，而不可能充当其它任何角色。
问题最后：你到底需要保存多少信息？在哪保存？用什么工具？完美系统是不存在的。不过，当小型数字工具越来越容易操作并且和大型数据库相连接，你就可以更加自如地掌握更多的信息了。
图书馆/档案馆：在个人的层次上
信息可能在多个层次上具有价值。如果你愿意进行更深层次的挖掘，你可能会获取更多更有用的信息。由于你的需求层次以及对资料的接受程度都牌不断的变化之中。因此，保存多少资料、需要多详细，以及采用何种形式都将是一个不断变化的问题。相对于你的个人管理和工作效率而言，这并不是一个核心问题，只要你所有的工作和行为都已经存放在一个你能定期管理的系统之中。那么，各种形式的参考资料都将根据你折特殊爱好和需求，尽在掌握之中。
如果资料纯粹是为了参考，那么，惟一的问题是它是不是值得付出时间和地点来保存它
保持某种程度上的连贯性和一致性都将使事情变得简单化，你利用所有的时间来解决什么样的事情呢？这些事情必须记入你那无所不在的计划手册或掌上电脑中。你需要为会议和非现场的事件作一些什么样的特殊准备呢？应该把它们装进你的公文包、背包、书包或者钱包之中。当人在办公室里工作时，你需要一些什么东西呢？这应该纳入你的个人分档系统或者你那处于联网状态的电脑里。那些对于你的工作来说，比较罕见的情况呢？它们的相关资料可以存在这个部门的归档文件中或者远处的贮藏室里。在互联网上，你能随时获取哪些有价值的信息呢？对于这些信息，你不用采取任何行动，除非当你与网络断开时时需要查阅它们。在这种情况下，你应该在联网的时候把这个资料打印出来然后存入一个可以随身携带的文件夹中。
你明白了吗？为什么个人对参考资料的管理实际上仅仅是一个逻辑性的问题。把可以付诸实施的行动与非行动性资料加以区分，这才是获取成功的关键性因素。一旦你掌握了这一技能，你就可以充分地享受这种自由，你愿意管理多少参考资料就管理多少，随心所欲。这完全是一种取决于个人的决定。但也应该考虑你由此获得的价值，与为捕捉和保存这一信息所付出的时间与心血的比率。
将来某时/也许
在你的管理体系中，最后一件需要对付的事情是些你希望朝一日再次评估的事情。这事情可以是：你打算将来在某个时间安排一次特殊的旅行，也可以是你希望阅读的书籍，你可能在下一财年希望解决的项目，以及那些你渴望培养的技能和才干，为了能够全面地实施这种管理模式，你需要给这些搁置再议的事务留出一些位置。
我们有几种方法可以把事情安排到日后再进行查询，它们全都能够清除掉那些现在正游荡在你的屏幕上以及你大脑中的“幽灵”。你可以把这些内容放置在“将来某时/也许”清单中。或者在你的日程表中或者书面形式的“备忘录”中加以标明。
将来某时/也许清单并非是可以随手丢弃的。也许它们最终被证明是一些你从末涉及到的、最有趣的或者最富于事情
“将来某时/也许清单”
当你忙于收集大脑中的随机存储器中的事务时，如果来一次彻底的大扫除，你就很有可能发现，有时你对遇到的情况感到束手无策，拿不准自己的想法。在这一类型中，最为典型的情况有“学习西班牙语”、“为玛西弄一匹马”、“攀登华盛顿山”以及“盖一间客房”等。
如果你还没有完成这项工作，我建议无论选择哪一种类型的管理系统，你都应该创建一个“将来某时/也许”清单。这样你就可以把涌上心头的各种事情统统塞到这个清单中去。很可能你将会发现，仅仅拥有这样的一个清单，并且开始一项项地增添内容，就无形中启发了你去创造出各种富有想法。
你也许还会不无惊奇地发现，清单上所列的某些内容的实现