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后都有不确定因素，而不只限于公司最高层。”“我们的确发现这情况。”露芙低声地说。我们回到佛烈的清单，她说得对，项目经理的投诉全都围绕着一些不确定因素，例如：项目的排程没有考虑到不确定因素，因此不切实际；挑选供应商只根据价格，而不是他们的可靠性，即应付不确定因素的能力；由于无法确定机器何时可用，招聘员工被迫延迟。我们转头看看项目经理的下属的投诉，即有关供应商的问题。出乎意料，起初全班都认为这与不确定因素无关，经过一番辩论，我们才认识到供应商是不会故意为项目制造麻烦的，因为他们只能在完成任务后才能拿到大部分的钱，但为什么仍然出现延误呢？正如佛烈的公司一样，他们亦受到不确定因素困扰。其后我们同意，不论直接或间接，大部分的苗头都是不确定因素引起的，而不停地搞协调是那些苗头和随之而来的延误所导致的。“我来总结。”我说，“我们观察到矛头亦指向公司内部，而我们亦同意这是有其好处的，因为企业可以为此做点实事。然后，我们研究了有关细节，得出的结论是，我们必须更有效地管理项目。再者，隐藏在项目里的不确定因素，就是管理不善的主要成因。”“那么，任何人都无能为力。”这就是查礼的结论。“你总不能期望，一个充满不确定因素的环境会带给你可预知性和稳定性吧。”这些问题足足困扰了我整个夏天，我们见到的无数失败的项目，难道是上天注定的？真的是不确定因素连累的？真的无可救药、无可奈何？起初这就像一睹不可逾越的石墙，如果没有 U…2 侦察机例子的启发，我也许已经放弃了。我开始试图引导全班，朝着韦逊曾经指出的缺口迈进。“每个搞过项目的人都知道，项目通常包含很多不确定因素，我们并非第一批这样说的人。”我提醒他们，“那么，当初我们做预估时，为什么没有把不确定因素是当地预算在内呢？”“因为我们不能这样做。”马可高声说。“为什么？”我问，“谁阻止你们？”“最高管理层。”他回答，然后解释说，“以我的项目为例，最初预估它需要 30 个月完成，但是最高管理层认为不可以接受，并大刀削除了所有安全时间（safety time），我的上司同意尝试在两年内把它完成，但这根本是不可能的。”“那么，你要的是 30 个月，而最高管理层把它缩减成 24 个月，两者相差 20％。马可，考虑到产品开发要面对的不确定因素，你认为 20％的安全时间已经足够吗？”“不，但有什么办法呢？最高管理层甚至连这个也不准。”“我看不会是这样，我们所争论的可能是两码事：你谈的是项目整体所加进的安全时间，而我指的是项目中每个步骤所加进的安全时间。”我说。由学生的表情判断，我还是解释一下好：“让我慢慢来，项目中的每个步骤都有预估时间，即由该步骤开始时算起，直到它完成。马克，当你或你的手下预估一个步骤所需时间时，你会加进多少安全时间？”“一分钟也没加，我们递交的预估时间都是切合实际的，我们已尽了所能。”他并不是在开玩笑，他确信自己说的话，我唯有把讨论带进更深层次。“你们全都学过几率分布（probability distributions）吧？”我开始解释。我明白学生多么不喜欢统计学，于是决定清楚地逐个步骤解释。“假设一个熟练的射击手用性能良好的枪射向一个靶的靶心，他射中的几率是多少？”我把高斯分布图（Gaussian distribution）画在白板上。“你们大概看过这条线不止一次了。”虽然如此，我仍然解释：“这个射手连靶区也沾不上的几率的确很低，射中靶心的几率也不会是百分之百，但比射中靶区其他位置的几率高。而这条就是另外一位更出色的射手的几率分布线。”然后我画了另外一条更窄更高的高斯曲线。（图 6…1）
“现在让我们思考另一个个案，你从家里驾车到大学，要多少时间？白赖仁，你可否回答？”“大约 25 分钟。”他回答，不大清楚我再问什么。“你所指的‘大约’，是什么意思？”“大约即是大约，有时候要用 30 分钟，有时候会快一点，要看当时的交通情况，如果我开动雷达探测器在深夜驾车，甚至可以在 10 分钟之内到达，但在繁忙的时间就可能要花上一个小时了。”他开始领会到我的意思，并继续说，“如果我的轮胎漏气，便会更久了，又如果途中我的朋友说服我到酒吧喝酒的话，就要更长的时间。”“非常正确。”我说，然后把相关的几率分布画出来，5 分钟到达的几率是零，25 分钟的几率最高，但即使是 3 个小时，几率也不是零。（图 6…2）
“马可，当你需要预估项目的一个步骤所需的时间时，这两个几率分布图，哪个较切合？”“后面那个。”他笑着补充说，“其实情况就像白赖仁说的一样，喜欢停下来喝喝酒，滔滔不绝几个小时。”“不确定因素愈高，分布图的尾巴愈长。”我提醒他们。“这是几率分布的中间值（median）。”我再图上画一条直线。“这表示项目只有一半机会在预定时间或之前完工。”我顿一顿，让所有人消化一下这个理念，然后问：“马可，白赖仁做预估时，选了一个很接近中间值的数字，那么你或你的下属预估项目中的一个步骤时，通常会选什么数字呢？你出来，在白赖仁的几率分布图上画给大家看，好吗？”他花了好一会才走到白板前，我把笔递给他，他毫不犹豫地在分布区贤得最右方画上一条直线（图 6…3）
“为什么不画在中间值附近？”我问。“因为墨菲是存在的。”他笑着说。（编者注：墨菲指墨菲定律（Murphy’s Law）：“一切可能发生的麻烦，都必然会发生。”）“白赖仁也可能遇上墨菲啊。”“别开玩笑了。”他说，“只有自寻死路、缺乏经验的人才会选择中间值的。”“和清理。”我说，“有其因为在大部分机构，提前完工不会获奖赏，但延误却需要层层解释。在这种情况下，我同意马可所说，没有人会选择一个有一半机会泡汤的预估，那么几率会令你们较为放心？”有人提议：“最少八成，九成就更好。”没有人反对。“马可，现在我们明白你为什么把预估时间画在几率分布图的最右方，即在八九成之处。”我说。“好。”我对全班说：“几率分布图中，中间值和我们选的预估时间之差距，就是我们加进的安全时间。然后我停下来让他们思考。我转身对马可说：“那么，你的预估有没有加进安全时间，以对付不确定因素，和你所指的墨菲？”“我想有的。”“比较中间值与你选的预估时间，看来安全时间并不只 20％。”我说。“更似 200％。”他承认。“大家看看这个图。”我提议，“五成机会准时完工的预估时间远比八成机会的短的多，你们明白吗？不要忘记，不确定因素越大，两者的差越大。”“那么，加入 200％或以上的安全时间才是惯常做法，而不是例外。”露芙深思着说。“除了那些食古不化的老土怪，所有人都会选八成或以上作为预估。”我说，“这就是说，我们在项目的每个步骤都加进了很多安全时间，你们明白项目内的安全时间是何其多吗？”我问他们。他们全部点头，尝试消化我的话。马可一面步向他的座位，仍然一面回头望着白板上的几率分布图，我直到肯定马可和那两位被他撞倒的学生都没事后，才开始做总结。“我们得出的结论时，存在于所有项目中的不确定因素就是大部分问题的主要根源，人们对此并非懵然不知，他们的确加了很多安全时间做保障，我们是否必须对安全时间这个题目做更深入的研究？”他们一致赞成必须做。“好。”我说，“这就是你们的功课。在你研究过的那个项目中，随意选出最少三个不同的步骤，并找出每个步骤的预估时间是怎样定出来的，不要只问项目经理，要追查提出该预估时间的人，并约见他。”泰德举起手，表情有点为难。“泰德，什么事？”“这功课并不是那么简单。”“为什么？”泰德还在想着怎样回答，查礼已接口说：“因为，多数项目的单一个步骤其实已包含很多任务（tasks），由不同人负责。”“而且就算只是单一步骤，也可能多至几个人制定它的预估时间。”白赖仁解释。“那么你们就要发掘一下了。”我幸灾乐祸地说。“发掘一下？”泰德抱怨，“你到轻描淡写啊，实际功夫可真不少。”
“而且这些资料大都没有纪录可翻查。”白赖仁忧心忡忡。“我真怀疑那些人是否还记得他们当初是怎样计算预估时间的。”“尽力而为吧。”我回答说，“记住，我们刚才得出的结论，就是有必要对藏在项目中的安全时间有更深入的了解，坦白说，极少有书本或论文谈到这一题目，想有收获，就要从其他途径自己发掘资料，这是唯一的选择。”“太困难了。”泰德说，“我们没法子在下一堂之前完成。”我尝试跟他们争论，但面对一班这么“团结”的学生，要孤军制胜可不易，这真难为了我，会令我偏离计划好的讲课次序，但想深一层，这也未尝不可，我可以在下一堂先教计划评核图（PERT）和“关键路线”（Critical Path）。我最后妥协了，他们可以在再下一堂才交作业，最少他们答应了会把作业做的深入详尽。
马可、露芙和佛烈坐在他们狭小的办公室里阅读彼此的报告，马可第一个读完，他耐心地等着其他两人，待佛烈把报告放在桌子上后，他问：“怎么样？”露芙慢慢说：“看来，我们的发现印证了在课堂上所学的。人们真的根据他们过往最坏的经理来定出‘合乎现实的’预估时间。”“看来是的。”马可同意，“除了某一自信心极度膨胀的人之外，所有人都倾向于选择一些能保住自己屁股的预估时间。也许李查德教授说得对，他们真的加进很多安全时间，如果是这样……”“等一等。”佛烈打断了他，“这只是我们访问那些工程师时所得的印象。”“采购部更是如此。”马可坚持要补充，“你们相信吗？找一个连接器要七个星期？”“我同意，但我认为你忽略了一点。”佛烈搔搔他那头浓密的黑发。他们等着他继续说下去。“在某些个案中，工作都已经完成了，但你们知道发生什么事吗？原来的预估时间都不算离谱，我抽查的四个个案中，有一宗提前完成，两宗准时完成，余下的那个就迟了很多。但在所有个案里，我看不出有 200％的安全时间。”“难道预估时间会自行应验？”露芙问。“什么意思？”马可感到很诧异。“还记得我们在生产管理上学到的东西吗？”露芙问。马可不耐烦地回答：“露芙，自从我们被分配这个要命的任务后，在那么多科目学了那么多东西，你可以具体一点吗？”“在生产管理上也出现相同的现象。”露芙说。马可一边叹气，一边乞求说：“再具体一点好吗？”“你们还记得那个个子高高、长胡子的物料经理吗？”露芙问。“史提夫？那个你暗恋的家伙？我当然记得，怎会忘记呢？”佛烈取笑她。“我哪里暗恋他？况且，他已经结了婚。”她回到讨论的题目，“史提夫告诉我，他的工厂收到太多迟交货的谴责信，他们交货期表现实在太混乱了，所以改向客户承诺三星期的交货期，代替原来的两星期，多出的时间可以让他们提早一星期发放物料到生产线上去。”“但这方法并不奏效。”马可回想起，“他们的交货期表现依然是很差劲。”“他们说整个任务需时两星期，实际却是超过两星期；他们加进了一些安全时间，改说要三星期，最终又超过三星期，真是一个自行应验的预言。”露芙总结。“对，但这是因为生产和项目不同。”佛烈反驳，“搞生产的人都知道，物料花在工厂里的大部分时间，不是在机器前排队轮后，就是在等待另一件物料到来进行装配，绝大部分事件不是真正用于生产，而是在排队何等后，但项目不是这样。”“如果李查德教授说得对，而项目里的每个步骤真的包含那么多安全时间，那又怎样？那代表项目绝大部分的完工时间（lead time）都花在排队和等候。”露芙说。“露芙，佛烈，冷静些。我们一起想想吧。”马可说。他们又激烈争论了半个小时，仍然毫无结论。“我们可以这样总结吗？”马可尝试了结这场辩论，“安全时间是一个很重要的概念，但要把它转化为实际和有用的行动，我们还是缺少了什么似的。”“我不同意。”佛烈说，“我不认为我们的调查所得证明了真的有很多安全时间存在。”在辩论从头开始前，马可提出了妥协：“让我们搜集更多资料吧。”露芙不赞成，说：“有什么用呢？更多的资料也帮不了我们解释这自行应验的预言的，我们要做的是好好思考。”“好。”马可微笑着说，“你去思考，我们去搜集资料。”“如果你们打算一些神神秘秘的资料作为证明，硬说安全时间并不是那么多，我决不会饶恕你们的。”她警告说。
佛烈问：“为什么你总是对的？那么紧张干吗？因为我拿史提夫开你的玩笑？”“别提史提夫了。我有更好的理由，谜底一定在安全时间，否则我们去的金矿的机会便泡汤了，一万股公司股票，我要。”“我也要。”佛烈笑说，“但我会寄希望与我们的‘二十四小时疲劳轰炸’策略最终可以助我们成事。”“忘掉这个吧，用在那群自我膨胀的工程师身上，没有用的。”露芙说。“可能有办法的。”佛烈说，但似乎连他也信心不足。“李查德教授关于安全时间的见解很有潜力。”露芙十分坚定。马可两面不讨好，说：“要不要告诉李为我们开始有头绪了？”他问。“早了点吧。”露芙评论说。“实在太早了。”佛烈坚决地说。
7 “我实在没办法拿起屠刀”
皮治走进云柏妍的办公室时，她已经坐在书桌前等候，他把她的便条放在桌上，不吭一声便坐下。云柏妍拿起便条，假装从容不迫地看。“怎么样？”最后她说。“这绝对不可以接受。”皮治坚称。“为什么？你的预算案是根据招生人数的预测批核的，现在事实证明那项预测把人数夸大了三百多。”她的态度非常强硬，“根据实际招生情况削减预算开支，有什么不妥。”“这并不是经营商学院的方法。” 他极力抑制自己的怒火，“我们现在不是经营街头巷尾的杂货店，不能为了小小的波动就修改策略，一定要根据长远的策略来办事。”“什么长远策略？”云柏妍轻声问。这一问题险些令他座不稳，除非每年预算开支惯性地增加 15％也称得上策略，否则他们根本就没有策略可言。另一方面，他实在不想跟云柏妍继续争论商学院前途的问题。“皮治，商学院一定要根据实际招生人数来削减预算。”她重复说。“你知道这做法是不切实际的。”他不耐烦地回答，“事实上，学生人数下降不等于教学成本会减轻。”“我们可以闪出一些科目。”她坚持。“太迟了。”他斩钉截铁地说。“不，绝对不迟。”她依然非常坚决，“过去两年间，商学院的自选课程数目大幅度增加了五成，你不用等明年，大可以在下学期就删除一些。”“这将会是行政上的噩梦。”他反对。云柏妍不理会他，继续说：“而很多必修课程，你同时开办两班甚至三班，合并它们吧，用少一些副教授也不碍事。”20 分钟后，皮治败阵了，颓然撤出云柏妍的办公室。而云柏妍也并未觉得高兴，她知道自己只不过赢了一场小战役，商学院的各个评审委员会依然在处理转入永久职系的推荐书，和积极为新的大楼筹款，但她确信如果倾尽全力，是有办法阻止他们的。云柏妍拿定主意，按一按对讲机，对秘书说：“请接高斯密。”高斯密到机场接了云柏妍，他们步入他的作架时，云柏妍说：“我们哪儿都不去，只驾车兜兜风。”他并不感惊讶，他们以前曾经说过，车上是少数他们可以密谈而不受骚扰的地方。两分钟后，他们驶上了通往郊区的高速公路，路上车辆稀少。“高斯密，我不知道应该怎样做。”云柏妍轻声说。高斯密认识她已经有一段很长的时间了，知道这个坚强而精明的女人并不需要他协助去分析她面对的矛盾，在她能够清楚了解自己的难题之前，她绝不会对任何人说，那怕是他，她找他一定是为了寻找难题的解决方案，他耐心等待她继续说下去，他等了良久。“还记得我们上一次在华盛顿的谈话吗？”她说。“关于商学院招生人数下降的事。”他说，以示他没忘记。他当然不会忘记，作为一所拥有商学院的大学校长，高斯密自然关注这件事，不但关注，而且十分担心，他在那次华盛顿晚宴之前已开始担�