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3．你的预测是否包括了需要完成的所有主要的工作？
4．如果你将你所做的预测交给你的同事，她是否完全明白各项工作的进行以及完成时间？
制定措施
制定什么措施：以你的预测以及你所收集的详细资料为基础，明确所要采取的具体步骤，以及步骤的实施顺序。在计划的这个环节上，各项工作都要给予明确的界定。最后，你就要形成一个详细的每日、每周、以及/或者每月的计划以及/或者实施方案。（第八章讲述了制定实施方案的详细情况。）
怎样制定：在制定计划的这个环节上，要想成功最为关键的是不要遗漏任何东西！这个问题看似简单，但是一个细小的环节被遗漏，都有可能造成整个项目的延宕。依照该项目的特点，你应该将每天的或者每周的工作列表。列表的方法是多种多样的。但是你应当使用最能清楚反映项目特点的方法。下面仅举几例：
1．使用与周计划相一致的日计划，或者使用与你实施方案上月计划相一致的周计划。
2．在总的实施方案上表明所有的工作及其完成的期限。
3．这样的工作计划要人手一册。
4．将注明每个员工姓名以及所承担任务的列表张贴出来（来自于同事方面的压力也是一种很大的动力）。
5．使用管理软件追踪任务的完成情况。
事例：下面是贝基为她的部门通过ISO 9000认证制定实施措施和追踪实施步骤而采取的办法。
1．贝基制定总体计划，规定所要做的工作、承担工作的人员以及完成的时间。由贝基按照工作的具体项目和时间制定实施方案。
2．由贝基为每个人都制定工作任务表，内容要比总体计划更为详细。她与每一位成员一起坐下来详细交换关于总体计划以及个人工作任务表的意见。然后要求对方要认真工作。
3．贝基应用管理软件使每个人的工作与总体计划融为一体。如果发生变动，应该将两个计划都及时更新，并将其作为计划的一部分通过电子邮件发送给每个人。
操练：制定你的实施方案。回想一下你以前曾经制定过的一些方案。
哪一个完成得最好？
为什么？
哪一个完成的不甚理想？
为什么？
制定备用方案
备用方案的内容：你预测可能发生的问题或者出现的新的情况，以及这些情况一旦发生，你应对办法的预测就是备用方案。制定备用方案是非常必要的，因为事情很难完全按照事前计划的那样发展。有了随时可以起用的备用方案你就可以将可能发生的变故对项目的圆满完成所带来的负面影响降至最低程度。备用方案应该包括多项内容，对可能发生的具体情况，以及在这种情况下你对自己的方案将要进行的调整，在这个备用方案中都应该以如果／那么的形式一一列举。
制定备用方案的方法：对这些可能发生的情况进行预测需要进行一番思考。（参看第八章关于思考的方法。）要让多人参与预测可能发生的情况，而且请回答以下问题。
·会发生哪些意料之外的事情？
·如果这些意外会影响到我们的工作，会造成什么具体的影响？
·如果这些意外一旦发生，我们该如何应对？
以如果／那么的形式阐明那些极有可能发生或者一旦发生就会造成巨大危害的事情。
事例：这是一份贝基他们以如果／那么形式制定的关于通过ISO 9000认证的备用方案。
·如果我们日常的工作影响了文件的编制工作，那么我们就重新调整以突出重点，或者临时聘用人员。
·如果我们在工作的方法上存在分歧，那么我们就应该召开会议解决分歧。
·如果我们未能一次认证成功，那么我们将在3个月之内重新申请认证。
操练：为你的项目制定一套备用方案。以在本章的操练中你已经制定的项目目的或者目标为基础，多想一想可能发生的事情。也就是说，尽可能地预测可能发生的意外。预测可能发生的意外，完成下列以如果/那么形式出现的备用方案。
示范：如果我们的经费被压缩了，那么我们就要减少临时聘用的人员，而且文件的装订由自己来做。
如果—— 那么——
如果—— 那么——
如果—— 那么——
如果—— 那么——
实施方案
方案实施的内容：到了目前这个环节，实施方案就不再是贸然从之了。你已经进行了调查研究，和其他的人进行了探讨，而且你紧紧地抓住了自己想要达到的总体目的和目标。现在，就利用你的预测、你所制定的实施措施、你的工作任务表、备用方案，开始实施你的方案吧。
方案实施的方法：方案的实施包括三个阶段：开始、突击和持之以恒。你必须认识到这三个阶段对你的计划的圆满完成所产生的影响。
开始
遵循以下步骤来完成你的计划：
1．计划的宣传。务必使参与此项工作的人明白该计划的总体目标以及自己在计划的实施过程中所担当的角色。
2．密切观察工作的开始阶段。
3．获得参与此项工作的人员的反馈意见。是不是需要调整或者增加某些工作。
4．将你对于开始阶段工作的调查结果通知所有参与此项工作的人员。
突击
随着计划的实施，肯定会出现一些问题。有些人可能会对计划的目的或者时间期限不甚清楚；也许还会出现经费紧张以及/或者其他复杂的问题。这些都是正常的。
1．通过与有关人员的交谈查明问题的根源所在。
2．做一些幅度不大的必要调整。检查一下分析此项计划的方法，这样“小的隐患”就不致阻碍计划的实施。
3．在必要的时候果断起用备用方案。
4．沟通、沟通、再沟通。计划的搁浅往往由于沟通不足或者相互抵触的指令。
坚持
随着原来对于该计划的关注和重视程度的稍减，参与此项工作的人员会产生自满或者懈怠的心理。保持最初的干劲直到计划圆满完成是至关重要的。
1，计划实施的过程当中应适时安排一些与计划有关的热热闹闹的活动。如果盛大的项目启动仪式一过，再也没有任何其他的阶段性的群众大会，人们就会感到项目已经不似以前那样重要。
2．以身作则——确保你自己的干劲没有丝毫的减弱。
3．通过具有创造性的方法使大家将总体目标铭记于心。比如，你可以通过带有工作进展情况的信息以及图表的阶段性总结，通报情况，还可以通过电话或者电子邮件来提醒员工或者给他们以最新消息、等等。
事例：以下是贝基实施计划的方法。
开始
1。 贝基召开所有工作人员的会议，向他们详细讲解通过ISO 9000认证的计划。在工作开展的最初两周内，她每天都召集简短的会议，了解进展情况。将总的计划张贴在部门的布告栏里。
2。 每个人都有自己的工作任务表。随着每个人工作表上的任务的完成，及时更新总的计划。
3。 贝基通过每日简短的例会了解工作的进展情况。
4。 在每周的例会上贝基向她的经理们通报自己对于工作进展情况的评价。
突击
1。 如果工作的进展没有达到预期的速度要求，贝基就会召集会议与大家共同探讨这一问题。
2。 如果有数位员工承担了来自于其他部门的工作，贝基就会做适当的调整，以放缓工作进度。
3。 最后，贝基临时雇佣人员来帮助完成任务。
坚持
1．当他们每完成一项阶段性的工作，贝基的部门都要以不同的形式进行庆祝。她经常将有关项目的细小然而令人振奋的进展通知大家，以保持大家的干劲。
2．贝基自己也始终报保持着对于项目的热情。
操练：你将如何完成自己的计划？将你在每一个阶段拟采取的措施写在下面。
在开始阶段我将要：
1·——
2·——
3·——
在突击阶段我将要：
1·——
2·——
3·——
在坚持阶段我将：
1·——
2·——
3·——
跟踪措施
跟踪措施的内容：跟踪措施是一项延续性的工作。在实施计划的过程中，你应该时时检查它的进展情况。跟踪阶段就是你检查是否需要采取一些备用的措施。对计划进行跟踪是自然而然的事情，而且为了保证工作不偏离既定的方向，只要必要就应随时进行跟踪。
跟踪的方法：凡有必要就随时检查你的计划。按照以下标准制定你的跟踪方法：
1．计划的复杂性——计划越是复杂，你越应该时时检查。
2．往昔类似计划的经验——你自己的经验以及其他参与此项目的人的经验。
3．其他人对于执行跟踪计划的意见。
4．起用备用计划的可能性。
你一定要清楚自己的计划越是具体，越是可以量化，就越容易控制它的进程。同时，你应该记住总体的目的和目标应该成为你一切活动的中心。
事例：下面是贝基执行自己跟踪计划的方法。
1。 贝基检查了计划的总体目标，明确自己以及同事们仍然没有偏离计划执行的轨道。
2。 由于该计划涉及到许多人的许多细小的环节，所以贝基时时检查计划的执行情况。
3。 每完成一项阶段性的工作，比如当所有的文件已经编制完的时候，贝基都要检查自己的进度。
4。 当贝基和他的同事们通过了ISO 9000认证以后，他们要对自己的计划及其执行情况进行评估，以便进行进一步的改进。
操练：你在本章中所制定的计划还需要哪些必要的跟踪措施？
1。——————
2。——————
3。——————
尽管这一套制定计划的模式似乎失之冗长和复杂，经过几次使用，这套模式就会成为你难以割舍的习惯了。这套模式可以为那些工作繁忙的人提供了一个工具，帮助他们在情况出现变化的时候既能提高他们的组织能力，又能保持一定的灵活性。
本章小结
这个制定计划的模式为制定单项计划提供了一个框架。在制定这个计划的过程中，其中心的也是最初的环节就是时时明确计划的总体目的或目标。
制定计划的几个环节：
1．明确计划的总体目的或者目标。
2．确定计划主要的环节和具体的工作目标。
3．收集和评估你所需要的资料，以便确定要完成计划中的各个环节都需要哪些资料。
4．制定一个进行预测的计划。
5．制定实施步骤。
6．制定备用计划。
7．实施你的计划。
8．时时检查计划的实施进展。
总而言之，在制定计划的时候参与的人越多，计划的实施就越是顺利，其原因就在于人人都理解了这个计划，而且他们每个人都是计划的制定者。在实施计划的每一个环节中，都应当参看总的目的或者目标，以确保你的所作所为都与你在计划中预期的结果保持一致。
第五章 好计划的特点
“植栗求一岁之荣，植树求十载之荣” ——中国谚语
一个完备而成功的计划，其诀窍何在呢？为制定计划而采取的实际措施，和对有关人员就计划进行宣传沟通，二者孰轻孰重？答案是，二者同等重要。你的计划应同时涉及到为制定计划而应该完成实际工作和计划的宣传沟通两个方面。实际的工作就是具体的工作环节。计划的宣传沟通包括交换意见、对计划的参与以及工作干劲。通过对你过去和现在所制定的计划的评估，你就可以学会如何使自己以后的计划更加完备。
计划成功的诀窍？
1。 该计划提供了一个可操作性强的解决问题的方案。换言之，制定计划就是为了达到一定的目的。你的计划一定要能够为项目的完成或者问题的解决能够提供一个框架。
2。 该计划一方面要全面到能够保证工作的完成，另一方面要简单到易于理解和执行。计划应该树立一个框架，同时又应该使所有参与此项工作的人抓住工作的目的。另一方面，如果一个计划详细到让人望而却步的地步，这个计划并不是非常成功的。欲了解计划适当的详略程度，就应该与实际实施该项计划的人员交换意见。
3．该计划能规避不必要的或者额外的风险。有了透彻的分析和合适的备用方案，大部分的风险都可以避免。然而，也应该知道所有的计划都难免存在风险。
4．该计划应该有关于时间、费用以及资源等项目的明确规定。你的计划越详细越好。如果给实施计划的人以明确的指令，他们就会依此而行。过于宽泛的指令往往会滋生随意的行为以及对于计划的随意的理解。
5．计划必须是灵活的——在必要的情况下，可以改变它的进程。通过不断的检查计划的总体目的或者目标，在大多数情况下你应该能够进行必要的调整，以避免影响到计划的成功。良好的备用计划可以确保你有进行任何必要调整所需要的资源。
6．计划的制定过程应该符合逻辑。你的计划应当非常的清晰，这样，如果在计划的实施过程中你被调离或者被安排了其他工作的情况下，接替你工作的人同样能够明白你的计划。
7．该计划应当在实施和配合这项计划的人员中间进行沟通。这些人员如果对计划不了解、不支持，就极有可能导致计划的失败。
8．该计划应当吸纳以上实施和使用这项计划人员的意见。同样，没有他们的献计献策，该计划就不可能非常成功。
事例：在上一章中，贝基形成了这个通过ISO 9000认证的计划。为了知道计划是否完备，在将计划下发各位经理之前，她对计划进行了评估。以下就是她的总结：
1．该计划提供了一个可操作性强的解决问题的方案。贝基的计划包括了一个在规定的时间内完成预定目标的一个纲领性的方法。
2．该计划既全面，足以保证工作的顾利完成，又简单，易于理解和执行。贝基认为自己的实施方案和预测非常详细，每个参与这项工作的人都可以对此一目了然，而且计划易于执行。
3．该计划能规避不必要的或者额外的风险。她认为自己制定了一套非常完备的应急计划。她最大的担心是，不是所有的人都能全力投入工作。
4．该计划有关于时间、费用以及资源等项目的明确规定。贝基的实施方案包括了与计划有关的具体的时间界限、经费和其他间接的费用，以及实施计划所需要的资源。
5．计划有灵活性——在必要的情况下，可以改变它的进程。由于她制定了完备的备用计划，她认为自己的计划是灵活的。
6．计划的制定过程应该符合逻辑。贝基通过符合逻辑的步骤制定计划。若非这样，她或许就忽略了制定备用计划！
7．该计划在实施和配合这项计划的人员中问进行了沟通。贝基还没有和计划的执行者就计划进行沟通。此时她本应该就此和大家进行沟通，但是还没有抽出时间来。
8，该计划吸纳了以上实施和使用这项计划人员的意见。非常遗憾，在计划的制定过程中贝基并没有让很多的人参与。
如果贝基是一个明智的人，她应该在将计划呈递给经理之前，就第7和第8条和大家进行讨论！
要求：通过下列问题的回答，对你的计划进行评估。
1。 总体的目的或者目标是否已经明确？是/否/为什么？
2。 是否将有关人员纳入到计划的制定过程中来？是/否/为什么？
3。 你是否进行了必要的资料收集工作，以了解完成计划所应具备的条件？是/否/为什么？
4。 你是否制定了一个既有分步进行的又有同时进行的工作进度表？是/否/为什么？
5。 你是否认真考虑过有可能发生的意外情况以及采取的备用计划？是/否/为什么？
6。 参与计划实施的人员是否尽心尽力？是/否/为什么？
7。 该计划是否符合实际？是/否/为什么？
8。 该计划在时间、费用以及所需要的资源方面是否可以量化衡量？是/否/为什么？
9。 是否就该计划进行了讨论？是/否/为什么？
10。 该计划制定的过程是否具有逻辑性？是/否/为什么？
得分：一般来讲，肯定的答案越多，你的计划就越好。遗憾的是，即使只有一个问题的答案是否定的，这都意味着你所制定的计划存在着问题或者成功的几率不大。研究一下那些需要改进和明确的环节。
本章小结
一个好的计划都存在着一些共同的特征。为了不断提高计划的有效性，在制定计划的过程中，你应该不断地对计划进行评估。
既要重视制定计划本身的工作，又要重视计划之外的一些因素：沟通，参与以及对于计划的热情，这非常重要。
第六章 未雨绸缪
“永远不能让重要�